Что такое личное дело студента?

Личное дело – звучит весьма строго и важно, а иногда устрашающе. В общем смысле оно представляет собой сведения о конкретном человеке, отражающие все стороны его жизни или отдельные, наиболее важные моменты.

Личное дело формируется не только следователями или правоохранительными органами. Данный документ актуален при обучении в любом образовательном заведении (ДОУ, школа, колледж или университет), при трудоустройстве и пр. Он позволяет определить, чем занимался человек в определенный период времени, какими данными обладал.

Сегодня мы расскажем Вам об особенностях формирования и хранения личного дела студента.

Что это такое?

Личное дело студента – это своего рода «компромат» учащегося, который хранится в учебном заведении. Этот документ призван собрать всю информацию об учащемся, начиная с момента поступления и заканчивая выпуском.

Внешне личное дело студента представляет собой небольшую папку с отдельными файлами. Формированием данных занимается сначала приемная комиссия или секретарь образовательного учреждения, а далее – методисты и лаборанты, научные руководители.

Возникли сложности?

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

дипломные
магистерские
диссертации

После зачисления абитуриента в СУЗ или ВУЗ личное дело передают в ректорат. Здесь оно хранится вплоть до окончания учебного процесса и вручения диплома. Если абитуриент не поступил в заведение, то его личное дело хранится в архиве учреждения не более 6 месяцев.

Какие сведения включают личное дело студента?

Каждому личному делу присваивается определенный номер (чаще всего порядковый).

Формирование документа начинается приемной комиссией с момента, когда абитуриент подает документы на поступление. Здесь индивид прилагает фотографии, заявление с просьбой о зачислении на определенную специальность, копии и оригиналы документов об имеющемся образовании (аттестат или диплом), результаты медицинской комиссии, паспорт или свидетельство о рождении, ИНН и СНИЛС, копию военного билета и его оригинал и т.д. Администрация СУЗа или ВУЗа может потребовать предоставление характеристики с предыдущего места учебы.

Далее после зачисления абитуриента в ряды студентов личное дело передается в ректорат. Если учащийся в ходе освоения образовательной программы сменил фамилию или имя проходил практику или трудоустроился, у него родился ребенок, то ему необходимо предоставить соответствующие документы: данные нового паспорта, характеристика с места практики/работы, свидетельство о рождении ребенка и пр. В некоторых случаях допускается включение характеристики от куратора или научного руководителя с места учебы.

Если учащийся осуществлял перевод из одного учебного заведения в другое, менял специальность, то все эти действия сопровождаются документально и включаются в личное дело.

В случае, когда студент обучается в ВУЗе по целевому направлению, в личном деле будут храниться сведения об организации, которая направила и оплатила его обучение, а также договор, заключенный между тремя сторонами и пр.

В личное дело также необходимо включить документы, подтверждающие право на пользование льготами (если они есть). Например, если студент является ребенком из многодетной семьи, ему необходимо предоставить соответствующую справку или свидетельство родителей. Если у учащегося имеется инвалидность, данный факт также должен быть подтвержден документально.

Важно отметить, что все документы в личном деле классифицируют согласно хронологии, что облегчает изучение и анализ «жизни» студента.

Если личное дело получается объемным, оно включает в себя множество различных документов, то формируется опись (с целью учета каждого файла).

Важно отметить, что все оригиналы передаются образовательному заведению на основе расписки, которая удостоверяет, что реальный владелец документов передал, а другая сторона – получила и несет ответственность за их сохранность.

Какова судьба личного дела студента по окончании обучения?

Все этапы, пройденные учащимся в процессе обучения (допуск к сессиям и ГОСам, защита ВКР, результаты всех рубежей) включают в указанную папку-портфолио. Также научный руководитель, ректор или декан должен приложить общую характеристику учащегося за весь период обучения.

После защиты дипломной работы студент подписывает обходной лист, сдает студенческий билет, зачетную книжку лаборантам или методистам. Указанные документы подшивают к личному делу, а затем папку передают на хранение в архив. Продолжительность хранения этого файла составляет 75 лет.

Важно отметить, что архивные данные в силах запросить только сам владелец. Сведения, переданные в архив, являются конфиденциальными и не могут быть разглашены и предоставлены третьим лицам.

В личное дело студента попадают все сведения, отражающие его поступки и действия, достижения и провалы. Поэтому необходимо тщательно думать перед каждым шагом и решением. Данный документ не играет существенной роли в жизни человека, но если он попадет в трудную ситуацию, оно может стать хорошей опорой для оказания помощи со стороны учебного заведения, места работы, государственных органов.