Правила сортировки в Word

Правила сортировки в Word – отличное подспорье по упорядочиванию информации, упрощению и автоматизации процесса сортировки текстового, списочного и табличного материала. При этом существуют разные правила: по алфавиту, по числам, по дате, по уровню списка.

Правила сортировки в Word

Разработаны основные правила сортировки в Word.

1. Сортировка осуществляется слева направо и сверху вниз.
2. Сортировке подлежит только выделенный фрагмент.
3. Сортировать в Word можно:

• текст;
• числа;
• даты.

1. Сортировка в таблицах может затрагивать до трех уровней.
2. Неверно заданные параметры, данные, даты Word не исправляет.
3. Сортировка в Word может учитывать или игнорировать заголовки в таблицах.

Рассмотрим алгоритм сортировки, используя пошаговую инструкцию.

Шаг 1. Поиск функции сортировки

• Работа с документом Word – создать или открыть.

• Выделить материал, требующий сортировки.

• Панель инструментов. Вкладка «Главная». Группа «Абзац». Кнопка «Сортировка».

Справка:

Если активировать строку «Дополнительные сведения», появившееся на всплывающем окне, то на документе справа появится «Справка», где расписана последовательность действий.

• Значок «Сортировка».

Если кликнуть мышкой по этому значку, то появится окно, в котором можно настроить параметры «Сортировка текста».

Шаг 2. Правила сортировки обычного текста (абзацев)

• Для сортировки абзацев по алфавиту, необходимо выделить требуемый текст.

• На панели инструментов во вкладке «Главная» найти раздел «Абзац» и активировать кнопку «Сортировка»

• Выбрать необходимые параметры:

— сортировать сначала по «абзацам»;

— тип по – «тексту»

— порядок:

По возрастанию

По убыванию

• Выбрав необходимые параметры, активировать кнопке «Ок».

Шаг 3. Сортировка чисел

• Выделить список.

• Найти значок «Сортировка». В открывшемся окне пройти по алгоритму: «тип» — «число» — «по возрастанию».

Итоговый вариант документа отформатируется по возрастанию цифровых показателей

Справка:

Программа Word обладает встроенной функцией распознавания числового формата, включая % и дроби.

Шаг 4. Сортировка дат

• Выделить список.

• В окне сортировки выбрать тип сортировки «Дата» и «по возрастанию»

• В окне сортировки выбрать тип сортировки «Дата» и «по убыванию»

Справка:

Необходимо помнить, что программа Word распознает даты, написанные в стандартном формате: ДД.ММ.ГГГГ и т.п.

Если формат даты неверный, то дата в форматировании участвовать не будет.

 

Шаг 5. Сортировка таблиц в Word

Сортировка табличного материала в Word может быть проведена в одном или нескольких столбцах.

Сортировка по одному столбцу

• Выделить таблицу в документе Word/

• Вкладка «Главная», раздел «Абзац», кнопка «Сортировка». По итогу прохождения алгоритма открывается окно.

• В окне «Сортировка» требуется настроить следующие параметры:

— Сортировать по: «столбцам 1» или «столбцам 2»

— «Тип»: Текст/ Число/Дата.

— «Порядок»: «по возрастанию» или «по убыванию».

— активировать кнопку «Ок».

Внимание!

В процессе сортирования табличных данных, может возникнуть типичная ошибка, когда данные из таблицы сортируются вместе с заголовками.

Чтобы избежать такой ошибки, требуется помнить о необходимости включения галочки в строке «Список» — «со строкой заголовка».

• Активация кнопки «Ок» даст следующий результат.

Сортировка по двум и более столбцам

• Для форматирования табличного материала по нескольким параметрам, необходимо работать с всплывающим окном «Сортировка», который можно найти, пройдя следующий путь: Вкладка «Главная», раздел «Абзац», кнопка «Сортировка».
• Настраивать требуется информацию в блоке «Затем по»:
• Имя;
• Возраст.

Сортировка в Word будет осуществляться последовательно.