Борьба с ‘вылетающим’ форматированием в Word: профессиональные приемы

Согласитесь, что написание курсовой работы или диплома в редких случаях укладывается за один присест. В 95% случаев студенты работают над текстом урывками или с небольшими перерывами, переключаясь между различными предметами и задачами. Порой при очередном открытии файла они сталкиваются с проблемой «вылетающего форматирования».

Понятие и причины вылетающего форматирования

Под «вылетающим форматированием» понимают ситуацию, когда при очередном открытии файла Word пользователь наблюдает некорректное оформление или искажение в визуализации данных.

Фактически, вылетающее форматирование – это серьезная проблема автора, которая усложняет ход работы над текстом и исследованием в целом.

К признакам рассматриваемого явления можно отнести следующие характеристики:

• Смещение текста или таблиц, графиков, некорректное отображение данных: не тот шрифт, цвет, размер шрифта, расположение на странице и пр.;
• Наличие в тексте ошибок или неизвестных, ранее неиспользуемых символов;
• Проблемы с открытием файла и появление ошибок доступа к документу, невозможность внести правки и пр.

Вылетающее форматирование – довольно распространенная проблема, с которой сталкиваются как студенты, так и аспиранты, опытные пользователи Word. Она может возникать по разным причинам. Наиболее частым основанием появления этого недуга выступает использование в ходе редактирования и доработки студенческой или научной работы разных версий текстового редактора, несовместимых версий. При таком раскладе есть риск вовсе не открыть ранее подготовленный файл или открыть его с явными нарушениями: смещение таблиц, рисунков, графиков, неправильное оформление текста на странице, некорректная настройка полей и пр.

Второй не менее распространённой причиной вылетающего форматирования является копирование источников информации с разных сайтов, где преобладают разные типы форматирования. В данном случае на сайте может действовать определенное ограничение по копированию (например, информация может быть скопирована только в стандартном виде со шрифтом Arial). При вставке скопированных ресурсов из разных первоисточников могут наблюдаться отличия в оформлении, требующие правки. Притом пользователь в сложившейся ситуации не виноват.

Третьим основанием для появления проблемы вылетающего форматирования выступает наличие скрытых символов в тексте, которые не видны пользователю при прочтении. В случае внесения корректив, доработки или дополнения материалов, текст может смещаться. При таком раскладе страдает визуальная составляющая: текст распределяется неравномерно, имеются большие отступы или проблемы между словами, в таблицах и графиках могут съезжать основные данные и пр.

Таким образом, вылетающее форматирование – это довольно острая проблема при написании текста в редакторе Word, которая чревата нарушением в оформительной части и дисквалификацией проекта. Она требует незамедлительного решения.

Решение проблемы вылетающего форматирования в Word

Студенты и аспиранты должны знать, как оперативно и качественно реагировать на проблему вылетающего форматирования. Неопытные пользователи Word просто теряются, когда сталкиваются с этой проблемой.

Первый способ борьбы с вылетающим форматированием предполагает обеспечение совместимости версий Word. Пользователь должен учитывать тонкости работы в конкретной версии текстового редактора и предупредить научного руководителя или иного специалиста, которому предоставляет свою рукопись, о необходимости ее открытия в определенной версии, редакции. Также можно проверить совместимость версий Ворд и указать подходящие варианты для работы, которые не нанесут вред форматированию данных.

Второй подход основан на очистке форматирования. Он предполагает, что при копировании материалов пользователь будет пользоваться специальной вставкой (вставить без форматирования или вставить только текст). В этом случае документ будет писаться в стандартном режиме, а по мере готовности индивид сможет настроить параметры оформления согласно действующим инструкциям, рекомендациям и требованиям.

Третья стратегия базируется на отказе в использовании скрытых символов. Только полный отказ от подобных жестов поможет снизить риск появления «вылетающего форматирования». Чаще всего пользователи ставят лишние пробелы, чтобы перейти на следующую строку или чтобы сместить отдельные слова на нужный уровень. Лучше всего пользоваться базовым инструментарием (отступы, абзац, центрирование текста и пр.) Для форматирования данных, чем скрытыми символами.

Четвертый способ – сохранение документа. Он предполагает, что по мере работы над конкретным фрагментом, автору следует сохранить его (или настроить функцию автосохранения), а также при последующей корректировке сохранить резервную копию текущего файла. Это своего рода перестраховка способна спасти жизнь исследователя и сократить его время на повторное написание или правки проекта.

Пятый подход предполагает использование классических стилей форматирования документов, который присутствует в каждой версии Word. Можно настроить один из стилей под конкретные требования оформления и применять его по мере необходимости. Это ускорит ход исправления недочетов, визуального восстановления текста и пр.

Еще один эффективный прием по борьбе с вылетающим форматированием – использование макросов. Автор студенческой или научной работы может записать определённую макрокоманду по оформлению документа, где настроит все необходимые параметры (шрифт, отступы, расположение текста, размер межстрочного интервала и пр.). Если при очередном открытии документа он заметит искажение в форматировании документа, то ему потребуется лишь пара кликов, чтобы восстановить его в нужный (или прежний) вид. Но здесь есть одно «но» – макрос нужно записать изначально или заранее. Этот способ позволяет за считанные секунды вернуть визуальную корректность документу без необходимости настраивать каждый параметр отдельно вручную.

Возникли сложности?

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

научные статьи
ВКР
курсовые работы

Рекомендации по форматированию документа в Word

Вылетающее форматирование – проблема довольно непредсказуемая. Как правило, она настигает автора в самый неподходящий момент: когда уже горят дедлайны или когда проект полностью уже был подготовлен к защите, но в нужный момент не открылся в должном виде. Как же миновать столь специфической ситуации?

Во-первых, всегда обращайте внимание на совместимость версий Word. Старайтесь пользоваться классическим инструментарием и настройками, а не специфическими шрифтами и опциями. Новейшие инструменты не всегда корректно отображаются при очередном просмотре.

Откажитесь от скрытых символов, лишних пробелов! Лучше пользуйтесь отступами, абзацами, центрированием текста, разрывами страниц и прочими настройками форматирования документа. При доработке в таком случае проблем с вечно «съезжающим текстом» не возникнет.

Если файл открылся с вылетающим форматированием, не спешите паниковать. Попробуйте его закрыть и заново открыть. Периодические сбои – вполне привычная практика для новейших версий Word. Нередко такой прием срабатывает и позволяет автору открыть нужный файл в том виде, что он сохранял в последний раз.

Обязательно перед внесением правок создайте резервную копию текущего документа (то есть скопируйте материал в отдельный файл и сохраните его). Он может пригодиться, если в последующем документ по каким-либо причинам не будет открыт на компьютере (ошибка доступа, сбой, несовместимость версий и пр.). Также такой прием поможет индивиду избежать написания проекта с ноля. Хоть какая-то база, наработки, часть исследования у него сохранится.

Если документ Word не может быть открыт, появляется та или иная ошибка доступа, ошибка форматирования, то не стоит оплакивать свой труд. Не спешите писать его заново, сначала. Первым делом попробуйте восстановить файл всеми доступными и посильными методами. О рабочих способах восстановления мы писали в нашем блоге ранее.

Открыв файл, обязательно перепроверьте его на корректность и правильность оформления. Внимательно пройдитесь по каждой странице. Если заметили ошибки или искажения, исправьте их и обязательно сохраните. Будьте внимательны и ответственны!