Пишем правильно сопроводительное письмо: правила написания, инструкция, пример. Допускаемые ошибки при написании

Сопроводительное письмо – один из немногих документов, о котором знают преимущественно исследователи или практикующие специалисты. На самом деле этот файл порой необходим и абитуриентам, студентам, аспирантам.

Чтобы повысить шансы на зачисление в престижный ВУЗ или трудоустройство в желаемую компанию, важно быть не только компетентным, но и оригинальным специалистом. При этом важно знать, в каком стиле нужно поддерживать диалог: научном или деловом. Привлечь внимание можно с помощью сопроводительного письма.

Что это такое?

Сопроводительное письмо – это дополнительный документ, призванный не просто заинтриговать читателя, но и прояснить отдельные моменты, затрагивающие жизнь его составителя.

Писать сопроводительные письма доводится не каждому. Чаще всего к подготовке этого документа прибегают практикующие специалисты (для освещения предстоящих мероприятий, пояснения и пр.), а также студенты и исследователи (при описании основного пакета документов, в случае направления заявки на участие в гранте или конкурсе и пр.), а также абитуриенты. Притом сопроводительное письмо чаще требуется при поступлении в иностранный вуз, нежели в отечественный.

Его основная задача – установить контакт. Он редко входит в состав основного пакета файлов. Его миссия состоит в раскрытии дополнительных моментов, обосновании выбора индивида и отражения его преимуществ. Чаще всего пользователи предоставляют его по личной инициативе. Но не все учреждения принимают и котируют этот файл.

Целью формирования сопроводительного письма является:

• Кратко и четко дать распоряжения адресату: что нужно сделать, как и у кого подписать, куда перенаправить материал и пр. В этом проявляется поясняющая функция;
• Утвердить и завизировать полный пакет документов, пояснив причины направления их именно в это заведение. Здесь очевидна аргументирующая задача;
• Донести сведения о специалисте, которые могут заинтересовать получателя (работодателя, администрация ВУЗа, контрагента и пр.). В этом проявляется уточняющая миссия;
• Подчеркнуть сроки проведения мероприятий и пр.

Сопроводительное письмо призвано дополнить общий пакет документов важными фактами. То есть оно не будет дублировать информацию и базового пакта, а именно дополнять: уточнять, акцентировать внимание на сильных сторонах и пр. Например, при отправке данного документа потенциальному работодателю, важно подчеркнуть достоинства соискателя, которые выделяют его среди массы конкурентов. Нередко сопроводительное письмо становится решающим фактором в достижении успеха, подчеркивающим профессиональные и личностные качества индивида.

Таким образом, сопроводительное письмо – это один из способов привлечь внимание к своей кандидатуре и отметить ее преимущества, показать собственные намерения. Этот документ требуется далеко не всегда, но лишним практически не бывает. Пусть он не приносит существенной пользы. Но в то же время помогает воссоздать общую картину.

Структура сопроводительного письма

Сопроводительное письмо больше относится к деловой корреспонденции, но строгих норм и регламентов по его написанию нет.

Стандартной формы или конкретных требований, предъявляемых к структуре или содержанию документа, нет. При написании документа достаточно ответить на 4 вопроса: кто, что, почему и зачем?

Отвечаем на вопрос: «Кто?»

Сопроводительное письмо – это деловой документ, поэтому целесообразно начать его с приветствия: Добрый день, Уважаемый, (имя отчество) или должность и пр.

То есть изначально автор отмечает направление документа – для кого оно предназначено, а в конце — от кого оно поступило.

Отвечаем на вопрос: «Что?»

Здесь важно описать, по какому поводу вы пишете, что вы увидели, узнали о фирме и ее потребностях (ВУЗе и наборе абитуриентов), что готовы предложить. Здесь важна конкретика: конкретная специальность или должность конкретный источник информации (откуда узнали) и пр.

То есть в основной части документа нужно показать намерение, цель, стремление к конкретной точке и пр.

Отвечаем на вопрос: «Почему?»

Ответ на поставленный вопрос предполагает пояснение, какие факторы сыграли решающую роль при выборе организации. То есть здесь происходит обоснование выбора. Важно показать, что составитель знаком с ВУЗом или компанией, знает основные виды деятельности, ее возможности и готов предложить свои услуги. Узнать о получателе можно на официальном сайте в СМИ и пр.

Фактически данная часть сопроводительного письма обосновывает выбор индивида, подчеркивая, что для него важно, какие критерии и факторы он учитывал, на что он ориентируется и на что надеется.

Отвечаем на вопрос: «Зачем?»

Данная часть документа призвана показать, какой результат намерен получить составитель: какими навыками/знаниями овладеть, куда устроиться и кем, что он может дать взамен (успеваемость, участие в научной/спортивной или иной деятельности). Здесь важно сделать акцент на профессионализме, личностных качествах, которые могут заинтересовать получателя.

Возникли сложности?

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

дипломные
магистерские
диссертации

Строгих ограничений (по объему) в отношении сопроводительного письма нет. Здесь составитель сам определяет, что он будет указывать и в каком ракурсе. Главное, чтобы текст этого файла не являлся пересказом резюме или автобиографии. Он должен дополнять анкету, подчеркивая достоинства индивида.

В конце документа необходимо также проявить «культурные жесты»: попрощаться, оставить подпись (ФИО) и контактные данные.

Ошибки при формировании сопроводительного письма

К числу самых распространенных недочетов при написании этого документа относят:

• Грамматические, орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки.  Согласитесь, показать свои достоинства и отметить их с ошибками – весьма сомнительная черта, которая моментально перечеркивает положительные впечатления. Поэтому важно внимательно перечитывать подготовленный вариант и оперативно исправлять недочеты;
• Отсутствие четкой структуры, цели написания. Несмотря на то, что конкретная или строгая структура документа отсутствует, важно разбивать информацию как минимум в логические блоки и установить четкую последовательность повествования. Красные строки и абзацы, переходы и выводы никто не отменял;
• Стиль подачи не соответствует общепризнанным манерам. В данном случае достаточно выражаться просто, нейтрально, без лишних эмоций. Допустимо использование канцеляризмов и клише;
• Использование эмоционально окрашенных терминов и фраз, двусмысленных оборотов и пр. Подобные изречения не вписываются в деловой стиль, поэтому должен быть полностью исключен;
• Наличие просьб и обращений жалостливого типа. В сопроводительном письме важно убедить и обосновать, а не вымолить «победу». Поэтому нужно четко формулировать мысли, выдвигать конкретные качества и идеи. «Жалобные речи» наоборот подчеркивают слабину и неумение постоять за себя, свое мнение;
• В основной части письма содержится банальный пересказ резюме, анкеты и пр. Нет, нет и еще раз нет! Дублирование полностью исключено. Основная часть призвана «сопроводить» основной пакет документов и дополнить его тем, что не предусмотрели организаторы или пользователи: отметить недостающие моменты с акцентом на личностные качества претендента, уровень его подготовки, мотивацию и пр.
• Отклонение от вида. Сопроводительное письмо формируется по определенному поводу. Это может быть обращение или отказ, благодарность или претензия, опись или запрос и пр. В зависимости от типа, важно подбирать соответствующие формулировки.

При формировании сопроводительного письма допускается использование шуток, иронии, но важно, чтобы это было уместно и строго в рамках цензуры. В противном случае данная часть будет ошибочной и ухудшит положение составителя. Поэтому опытные специалисты не рекомендуют пользоваться подобными приемами.

Частой, но допустимой ошибкой при составлении сопроводительного письма является употребление клише. Данный прием не возбраняется, но строить письмо чисто на подобных оборотах не стоит. Сопроводительное письмо должно быть искренним и честным. Будет лучше, если данные обороты будут минимальны. Главное, чтобы они не были пустословием и подчеркивали особенности составителя, его сильные стороны. Клише лучше всего употреблять в качестве связки или обобщения.

Обратите внимание, что документ должен иметь заголовок, а ниже – цель написания и отправления, которая прояснит, зачем он необходим, что он подтверждает или описывает. Это один из обязательных атрибутов деловой корреспонденции. Притом уже при прочтении первых строк становится ясно: что и о чем.

Если отправление документа предполагается в электронном виде, то лучше всего прикрепить его в качестве отдельного файла.

Пример сопроводительного письма

Рекомендации по подготовке сопроводительного письма

Прежде чем приступить к подготовке сопроводительного письма, сначала тщательно подготовьте основной пакет документов. Только в этом случае можно понять, какие аспекты, моменты не были отражены в базовом наборе, что следует подчеркнуть и обосновать и пр.

Постарайтесь емко, кратко и четко отметить существенные моменты: мотивы, аргументы, качества, цели и пр.

Более того, перед отправкой стоит удостовериться, что сопроводительное письмо учитывается и принимается заведением. Это правило особенно важно для абитуриентов вуза и соискателей рабочего места. Далеко не все отечественные университеты и работодатели принимают в учет подобные файлы. Уточните эти нюансы.

Чтобы упростить ход выполнения и оформления сопроводительного письма, посмотрите аналоги или образцы в интернете. Из готовых вариантов можно «унаследовать» структуру и некоторые формулировки. Но не торопитесь копировать образец и просто «подбивать» его под себя. Не забывайте об индивидуальности и оригинальности повествования.

Убедитесь, что все основные реквизиты и элементы на месте. В составе сопроводительного документа обязательно должны быть: наименование и цель документа, целевая аудитория, сведения о составителе и его личная подпись.

Не стоит писать целую поэму, расписывая все свои положительные качества и преимущества. Будьте лаконичны. Недаром говорят, краткость – сестра таланта.

По мере написания обязательно проверяйте текст. Хромает правописание? Не уверены в корректности текста? Тогда есть смысл обратиться за помощью к квалифицированным лингвистам, корректорам, редакторам и пр. не стоит думать, что ошибки не заметят или они несущественны. Деловой документ оценивается всесторонне: и на качество, и на содержание.

Специалисты ДиссХелп готовы помочь с написанием и оформлением сопроводительного письма любого типа и по любому поводу. Наши исполнители подскажут, как выделиться и отметить ключевые параметры, заинтересовать целевую аудиторию.