Пишем правильно сопроводительное письмо: правила написания, инструкция, пример. Допускаемые ошибки при написании

Чтобы повысить шансы на зачисление в престижный ВУЗ или трудоустройство в желаемую компанию, важно быть не только компетентным, но и оригинальным специалистом. При этом важно знать, в каком стиле нужно поддерживать диалог: научном или деловом. Привлечь внимание можно с помощью сопроводительного письма.

Что это такое?

Сопроводительное письмо – это дополнительный документ, призванный не просто заинтриговать читателя, но и прояснить отдельные моменты, затрагивающие жизнь его составителя.

Целью формирования сопроводительного письма является:

• Кратко и четко дать распоряжения адресату: что нужно сделать, как и у кого пописать, куда перенаправить материал и пр.;
• Утвердить и завизировать полный пакет документов, пояснив причины направления их именно в это заведение;
• Донести сведения о специалисте, которые могут заинтересовать получателя (работодателя, администрация ВУЗа, контрагента и пр.);
• Подчеркнуть сроки проведения мероприятий и пр.

Сопроводительное письмо призвано дополнить общий пакет документов важными фактами, Например, при отправке данного документа потенциальному работодателю, важно подчеркнуть достоинства соискателя, которые выделяют его среди массы конкурентов. Нередко сопроводительное письмо становится решающим фактором в достижении успеха.

Структура сопроводительного письма

Стандартной формы или конкретных требований, предъявляемых к структуре или содержанию документа, нет. При написании документа достаточно ответить на 4 вопроса: кто, что, почему и зачем?

Отвечаем на вопрос: «Кто?»

Сопроводительное письмо – это деловой документ, поэтому целесообразно начать его с приветствия: Добрый день, Уважаемый, (имя отчество) или должность и пр.

Отвечаем на вопрос: «Что?»

Здесь важно описать, по какому поводу вы пишете, что вы увидели, узнали о фирме и ее потребностях (ВУЗе и наборе абитуриентов), что готовы предложить. Здесь важна конкретика: конкретная специальность или должность конкретный источник информации (откуда узнали) и пр.

Отвечаем на вопрос: «Почему?»

Ответ на поставленный вопрос предполагает пояснение, какие факторы сыграли решающую роль при выборе организации. Важно показать, что составитель знаком с ВУЗом или компанией, знает основные виды деятельности, ее возможности и готов предложить свои услуги. Узнать о получателе можно на официальном сайте в СМИ и пр.

Фактически данная часть сопроводительного письма обосновывает выбор индивида, подчеркивая, что для него важно, какие критерии и факторы, на что он ориентируется и на что надеется.

Отвечаем на вопрос: «Зачем?»

Данная часть документа призвана показать, какой результат намерен получить составитель: какими навыками/знаниями овладеть, куда устроиться и кем, что он может дать взамен (успеваемость, участие в научной/спортивной или иной деятельности). Здесь важно сделать акцент на профессионализме, личностных качествах, которые могут заинтересовать получателя.

Возникли сложности?

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

дипломные
магистерские
диссертации

Строгих ограничений (по объему) в отношении сопроводительного письма нет. Здесь составитель сам определяет, что он будет указывать и в каком ракурсе. Главное, чтобы текст этого файла не являлся пересказом резюме. Он должен дополнять анкету, подчеркивая достоинства индивида.

В конце документа необходимо также проявить «культурные жесты»: попрощаться, оставить подпись (ФИО) и контактные данные.

Ошибки при формировании сопроводительного письма

К числу самых распространенных недочетов при написании этого документа относят:

• Грамматические, орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки;
• Отсутствие четкой структуры, цели написания;
• Стиль подачи не соответствует общепризнанным манерам;
• Использование эмоционально окрашенных терминов и фраз, двусмысленных оборотов и пр.;
• Наличие просьб и обращений жалостливого типа;
• В основной части письма содержится банальный пересказ резюме, анкеты и пр.

При формировании сопроводительного письма допускается использование шуток, иронии, но важно, чтобы это было уместно и строго в рамках цензуры. В противном случае данная часть будет ошибочной и ухудшит положение составителя.

Частой, но допустимой ошибкой при составлении сопроводительного письма является употребление клише. Будет лучше, если данные обороты будут минимальны. Главное, чтобы они не были пустословием и подчеркивали особенности составителя, его сильные стороны.

Обратите внимание, что документ должен иметь заголовок, а ниже – цель написания и отправления, которая прояснит, зачем он необходим, что он подтверждает или описывает.

Если отправление документа предполагается в электронном виде, то лучше всего прикрепить его в качестве отдельного файла.

Пример сопроводительного письма