Правила и приемы по решению кейс-ситуаций

Решение кейс-ситуаций представляется процессом анализа конкретной проблемы, который не возможен без обязательных этапов, связанных с полноценностью и всесторонностью информации по проблемному вопросу. Чтобы проблематика была рассмотрена в полном объеме, необходимо ее изучить, а значит, требуется собрать и обработать все доступные по вопросу данные. Проведенный анализ и имеющаяся цель обуславливают необходимость выработки вариантов решения проблемы. Все предлагаемые действия, а их может быть несколько вариантов, должны быть направлены на устранение проблемной ситуации.

Процесс решения кейс-ситуаций обладает весьма примечательной целью – формирования умений принимать решения без сторонней помощи тогда, когда отсутствуют четкие рекомендации. А выбор решений базируется только на использовании теории в рамках реальной проблемы.

Решение кейс-ситуации – процесс управляемый. Для четкости и правильности действий требуется структура, аналитические способности и аргументация. Чтобы процесс решения кейс-ситуаций был максимально эффективен, требуется знание и использование не только определенных приемов, но и следование логике действий.

Работа над кейсом: алгоритм

Помня о логике последовательных действий, определим несколько основных шагов предстоящей масштабной деятельности:

• Осмысленное чтение

Процесс, направленный на глубокое понимание информации, когда содержание не только воспринимается, но анализируется, выявляются главные смысловые элементы. Внимание тексту кейса должно быть максимальное. От действия требуется не просто понимание сути, но обнаружение основных, фундаментальных аспектов. Здесь внимание должно сосредотачиваться на:

• Фактическом материале (числах, участниках, материалах и т.п.).
• Контексте (сфера деятельности, товарное обращение, условия (внутренние, внешние)).
• Регулирующих факторах (временные интервалы, денежные средства, доступные инструменты).
• Проблеме (то, что нуждается в решении).
• Определение основного вопроса

Из сводной информации по кейсу требуется выделить ключевой вопрос, который поможет определить тот аспект, который требует обязательного решения. Для этого необходимо определиться с тем, какое решение должно быть итоговым.

• Упорядочивание информации

Чтобы процесс был признан успешным, необходимо использовать возможность формирования дерева проблем либо остановиться на создании логической карты:

• Центральная задача.
• Совокупность аспектов, воздействующих на основную проблему.
• Причины и следствия.

Благодаря подобному алгоритму аналитикам удается разделить кейс на структурные части, которые представляют информацию сфокусированно на определенных аспектах. Такой подход дает возможность облегчить процесс понимания и анализа.

• Выдвижение гипотез

В рамках этого шага требуется разработать несколько рабочих научных предположений, которые могут быть сосредоточены либо на предполагаемых источниках проблемной ситуации, либо на возможном направлении выхода из кризиса. Научное недоказанное предположение, обозначенное на этом этапе, должно пройти проверку, для чего на последующих этапах используются такие инструменты как данные и эксперименты.

 Проработка кейса: аналитические приемы

Для начала разберем такое явление как аналитические приемы, и поймем, как правильно ими пользоваться. Под аналитическими приемами понимаются инструменты и подходы, которые применяются в рамках всестороннего изучения материалов, обнаружения последовательностей, выяснения критериев феномена и решения комплексных проблем. Под приемами понимаются действия, направленные на сбор, анализ и расшифровку данных, использование различных моделей (математическая, статистическая). Результаты требуют максимально точного понимания. Для реализации этих целей используется прием визуализации полученных результатов.

Принцип MECE

«Ми-си» представляет собой принцип, предполагающий разделение компонентов на незначительные фрагменты. «Mutually exclusive and collectively exhaustive» — состоит из двух смысловых частей:

— «mutually exclusive» — взаимоисключающий, предполагающий недопущение дублирования частей, то есть не обладающих общими точками соприкосновения, пересечения;

— «collectively exhaustive» — совместно исчерпывающий, демонстрирующий возможность формирования исходного элемента из совокупности имеющихся фрагментов, не допуская наличия пробелов или нестыковок.

Использование данного принципа дает возможность предотвратить возникновение повторов или упущений в рамках изложения проблемы или поиска путей ее решения.

SWOT-анализ

Данный вид анализа представляется способом стратегического планирования, который применяется в рамках мониторинга условий, воздействующих на предприятие или проект, как с внешней стороны, так и изнутри. Объясним аббревиатуру SWOT:

— Strengths – сильные стороны;

— Weaknesses — слабые стороны;

— Opportunities – возможности;

— Threats – угрозы.

К внутренним условиям относятся сильные и слабые стороны. Эти аспекты вполне доступны влиянию со стороны, как самого предприятия, так и участников проекта. Если говорить о возможностях и угрозах, то их относят к условиям внешней среды. И данные аспекты не могут быть контролируемы.

Данная разновидность анализа максимально результативно проявляет себя в рамках работы с кейсами, обладающими задачами стратегического или маркетингового характера.

Внедрение бизнес-моделей

Для начала вспомним, что под бизнес-моделями понимается обобщенное представление о базовых рабочих процессах предприятия, которые требуют тщательного анализа. Под применением бизнес-моделей понимается процесс применения подготовленной и опробованной схемы описания процесса производства структурой ценностей для потребителей, взаимодействия в рамках сферы товарного обращения, отбора инструментов и материалов, получения прибыли.

Все это направленно на понимание вероятных шагов предприятия или участников проекта на пути формирования прибыльных статей, выяснения возможных рисков и перспектив. Применение бизнес-моделей признается базой, на которую опираются на этапе стратегического планирования и поиска дополнительного финансирования.

Перечислим бизнес-модели, которые могут быть использованы в соответствии с имеющимся типом кейса:

— Матрица BCG – инструмент, носящий название Бостонской консалтинговой группы, ориентированный на сферу стратегического анализа и планирования. Благодаря этой матрице предприятия получают эффективные инструменты для оценки определенного объекта или параметра (товар, услуга, отделов, служб), беря во внимание такие факторы как относительная доля рынка и динамика развития последнего.

Данная матрица ориентирована на рост эффективности предприятия или проекта за счет распределения рисков, помогает выявить перспективные направления инвестирования или развития, а также указать направления, от которых необходимо отказаться для сохранения показателей стабильной прибыли.

Матрицу БКГ используют в рамках работы с продуктовой линейкой.

— Матрица Ансоффа используется для определения максимально удачной стратегии роста. Ее использование позволяет верно определить направление роста, обозначить приоритеты и дать оценку уровню риска. Данная матрица базируется на четырех вариантах развития бизнеса. Они признаются универсальными и различаются по степени рискованности. Два способа ориентированы непосредственно на рынок и представляют собой необходимость проникновения на и развитие собственно самого рынка.

Третий способ ориентирован на развитие собственно продукта. И четвертый способ связан с понятием диверсификации, то есть стратегией распределения имеющихся или привлекаемых ресурсов для того, чтобы влиять на два основополагающих компонента – риски и стабильность. Для первого работают инструменты снижения объема и интенсивности. Для второго – инструмент увеличения показателей.

Выбор одной из предлагаемых в рамках матрицы стратегии предполагает серьезную аналитическую работу по изучению собственных продуктов и места, отвоеванного у конкурентов на рынке.

— Матрица McKinsey – модель, которая является инструментом управления, ориентированным на анализ и оценку внутренней продуктивности структуру. Для этого рассматриваются взаимосвязанные элементы. Их семь. И все они, если обращать внимание на английские слова, начинаются с заглавной «S». На русском эти взаимосвязанные элементы звучат следующим образом; Стратегия, Структура, Система, Стиль, Сотрудники, Навыки и Разделяемые ценности. Работа модели нацелена на выяснение степени гармоничности взаимодействия представленных элементов. Кроме того, модель ориентирована на выяснение возможностей и областей, которые могут быть улучшены, что должно служить реализации организационных целей.

— Матрица «Пять сил Портера» применяется в случае необходимости оценки конкурентного окружения. Данная разновидность матрица признается механизмом долгосрочного анализа. Инструмент способен выявлять конкурентные преимущества проекта или предприятия. Кроме того, матрица отлично просчитывает интенсивность конкуренции на конкретном рынке. Матрица работает над анализом пяти основных сил, представляющих собой угрозы, связанные с возможным появлением на рынке новых конкурентов и субститутов, а также уровень власти, находящейся в руках покупателей и поставщиков.

Пятый важный аспект анализа – уровень конкуренции игроков рынка на определенный момент. Оценка представленных элементов позволяет распознать риски, определиться с оптимальной стратегией и создать условия для роста конкурентных преимуществ.

Для успешной реализации поставленных целей следует внимательно относиться к выбору инструментов, которые подбираются в соответствии с рассматриваемым типом кейса.

Анализ: финансовый и количественный

Среди разнообразной информации, которую подбирают для определенного кейса, наверняка найдется много материала, выраженного в цифрах. Максимально эффективной работа с такими данными будет выражаться в возможности построения, расчетов и выявления положительных и отрицательных направлений.

Построить P&L

Цифры можно использовать для формирования «Отчета о прибылях и убытках». Данный вид отчета носит финансовый характер, демонстрирует отчетность компании (доход, расход, чистая прибыль, убытки) за установленный срок. Построить P&L, значит получить качественную оценку рентабельности, выяснить уровень доходов и расходов, и обнаружить статьи, на которые направляются основные финансовые средства.

Рассчитать ROI, EBITDA, маржинальность

Прежде, чем говорить об определенных расчетах, разберемся с аббревиатурой.

ROI или Return on Incestment – показатель окупаемости средств, вложенных в предприятие.

EBITDA. Эта английская аббревиатура призвана обозначать факторы прибыли до того момента, когда из нее будут удержаны обязательные платежи (налог, процент, амортизация).

Маржинальность представляет собой инструмент, который ориентирован на выяснение и расчет объема вырученных средств, остающихся после выполнения обязательных платежей и покрытия себестоимости.

Показатели разные. Для их расчетов используются разные формулы. Однако их необходимо использовать в совокупности, потому что он все являются важными в процессе анализа и выяснения уровня рентабельности вложений и эффективности самого предприятия, проекта.

Точки «роста» и «утечки»

Анализ кейс-ситуации ориентирован на выяснение, в том числе, сильных и слабых сторон проекта или бизнеса. «Точка роста», в рамках кейс-ситуации, представляется местом, моментом, ситуацией, которая обладает очевидным потенциалом для развития и совершенствования. К примеру, анализ данных может выяснить ситуацию, при которой компания может вернуть упущенную прибыль или избежать ситуации, которая привела к убыткам.

Под «утечками» понимаются упущенные или неиспользованные возможности, нецелесообразные действия или операции, неоправданные расходы, требующие не только выявления, но и ликвидации. Благодаря этому появятся дополнительные возможности к «пробуждению точек роста».

Анализ рисков

Под анализом рисков понимается упорядоченный алгоритм, ориентированный на обнаружение, оценку и осознание вероятных рисков и непредвиденных ситуаций, способных отрицательно сказаться на процессе реализации задач, обозначенных для какой-либо структуры. Анализ направлен на выяснение возможности возникновения негативных ситуаций и их последствий. Кроме того, прилагаются усилия по подготовке мероприятий, способных нивелировать последствия.

Варианты решения могут быть разные. В данной связи необходимо следовать предлагаемому ниже алгоритму для того, чтобы выяснить детали и тонкости:

• Вероятные нежелательные результаты.
• Допустимость их возникновения.
• Мероприятия, способные их не допустить или сделать менее ощутимыми.

Лучше всего, в этом случае, поможет матрица рисков.

Следующий этап связан с формированием и сравнением возможных способов решений

Подготовка и анализ альтернативных решений

Разработка вариантов

Для лучшей проработки ситуации требуется подобрать как минимум два альтернативных подхода, для которых должны быть характерны такие базовые характеристики как реалистичность, измеримость и учет ограничений, обозначенных в кейсе.

Параметры

Процесс сравнения должен проводиться с учетом и рассмотрением важнейших критериев:

— потребление ресурсов;

— временные рамки осуществления;

— предполагаемый результат;

— угрозы;

— соответствие задачам.

Для большей наглядности процесса сравнения стоит воспользоваться возможностями матрицы, с помощью которой можно все наглядно представлять.

Многокритериальный анализ

Под MCA понимается технология выбора одного из многих решений, благодаря которой проводиться сравнение и распределение подходов, с учетом различных критериев для определения идеального решения. Объективность и обоснованность выбора может продемонстрировать только общая оценка каждого решения.

Определение и обоснование итогового решения

Отбор финальной версии

Проведенный выше анализ позволит адекватно подойти к выбору оптимального решения. Последнее должно характеризоваться:

• Возможностью достичь итоговых целей.
• Максимальной эффективностью в имеющихся условиях.
• Способностью минимизировать вероятные угрозы.

При этом обоснование решения должно быть максимально аргументированным, объясняющим выбор конкретного варианта, отказа от иных предложенных и объяснение вероятных преимуществ, которые могут быть проявлены по факту реализации выбранного варианта решения.

Стоит обращать внимание, что выбранное решение кейс-ситуации должно характеризоваться конкретикой, измеримостью, достижимостью, соответствием заявленным целям и временными ограничениями.

Стоит помнить, что процесс анализа определенной проблемной ситуации, то есть кейс-ситуации, представляется навыком, основными характеристиками которого являются логика, структурность мышления и способность анализировать представленную информацию, не только текстовую, но и цифровую. Если внимательно изучить и использовать предложенные в статье приемы и правила, то не составить труда разобраться с любой кейс-задачей. Итогом непростой, но продуктивной аналитической работы наверняка станет обоснованность и убедительность решений. И не стоит забывать, что только отличные практические навыки, комплексный подход и педантичность в изучении деталей могут стать приемлемыми инструментами на пути к достижению целей.

Представление и защита кейс-решения

Проведенная работа должна быть структурирована и правильно представлена. Оформление должно содержать вывод, который представляется несколькими емкими фразами. Затем представляется обоснование, в котором точно и конкретно озвучиваются только ключевая аргументация. Следующим этапам представления выбранного решения становится развернутое объяснение, которое следует подчинять структурированной логике представления информации. В завершении представления необходимо представить выводы и обязательные рекомендации к тому, как лучше провести внедрение предлагаемого решения.

Презентация решения кейс ситуации будет признана успешной только в том случае, если сказанное будет представлено правильно. При этом стоит обратить внимание, что важными, на этом этапе, становятся два аспекта: то, что говорят, и то, как говорят. То есть презентационная речь должна характеризоваться четкостью, логичностью, структурированностью, сосредоточенностью на главных аспектах. Детали важны. Но их рассмотрение требуется только по запросу.

Любая презентация решения кейс-ситуации сопровождается ответами на вопросы, которые могут и должны иметь характер уточнения и критического осмысления. Здесь важно правильно вычленять суть вопроса, сохранять спокойствие и уверенность, выбранная позиция должна обладать четкой аргументацией. Необходимо выработать умения, отвечая на вопросы, уточнять аспекты, а не оправдывать сделанный выбор. Важно не бояться отстаивать собственный выбор. Вопросы, не относящиеся к выбору решения конкретной кейс-ситуации, должны и могут оставаться без ответа. При этом вежливо, но категорично необходимо указать на то, что вопрос к кейсу не имеет никакого отношения.