Правила написания докладной записки с образцами и примерами

В любом учреждении возникают ситуации, требующие определенного воздействия на ситуацию или отдельные категории лиц со стороны руководства. Но чтобы довести до сведения администрации или руководителей о возникшем конфликте, необходимо воспользоваться специальными каналами: устная жалоба или подача докладной записки.

Понятие и функции докладной записки

Докладная записка представляет собой официальный документ, призванный уведомить руководство организации о противодействиях или бездействии определенных лиц.

Этот файл является целенаправленным. Он призван обратить внимание на определенных сотрудников организации, выделить проблему и решить ее на вышестоящем уровне (то есть с привлечением административного персонала и иных экспертов). Использование докладной записки, как способ разрешить ситуацию, является легальным приемом по установлению правосудия внутриорганизационного характера.

Докладная записка в системе образования позволяет решить проблемы следующего характера:

• Низкая эффективность работы педагога или студента;
• Установление положительного психологического климата в учреждении;
• Решение проблем и противоречий, связанных с превышением полномочий педагогических работников и должностных лиц;
• Влияние на отдельные кадры на основе мотивированной и обоснованной жалобы со стороны коллег или студентов, официальное и легальное решение проблем.

Докладная записка выполняет несколько функций. Во-первых, она нацелена на информирование руководства организации о текущих явлениях, процессах и событиях. То есть это своего рода инструмент в сфере коммуникаций внутри компании.

Во-вторых, характер документа чаще всего «конфликтоустраняющий». В большинстве случаев основанием для написания этого акта становится спорная или конфликтная ситуация. Миссия документа – описать суть и причины конфликта, указать противоборствующие стороны, потребовать вмешательства вышестоящих лиц в обстановку для урегулирования или мирного, легального и официального разрешения.

В-третьих, констатационная миссия Докладная записка подается не только на фоне жалоб и недовольств отдельных работников. Она также может уведомлять администрацию учреждения о результатах тех или минных проверок и рейдов, отмечая сильные и слабые стороны, рекомендации о способах совершенствования или улучшения текущего положения и пр.

Таким образом, докладная записка представляет собой справочно-информационный документ, который описывает определенную ситуацию и обстоятельства, сложившиеся между конкретными участниками процесса или события, и требует вмешательства руководства с целью выработки эффективного и справедливого решения. То есть в любом случае она затрагивает конкретную рабочую или иную проблему.

Докладная записка свойственна любой отрасли и нише. Она чаще всего применима в бизнес-среде, но и в сфере образования имеет место быть при решении проблем в педагогическом коллективе, конфликтов между студентами и преподавателями и пр.

Правила подготовки докладной записки

Докладная записка – это официальный документ, поэтому важно не просто пересказывать на посильном языке ситуацию, но и учитывать ряд параметров и правил по его подготовке.

Принцип №1. Инициативность. Написать и подать руководству рассматриваемый акт может любой сотрудник независимо от должности, трудовых обязанностей и пр. В сфере образования такая возможность есть, как у преподавателей, научных работников учреждения, так и у учащихся. Притом в качестве причины появления на свет докладной записки становится недовольство или возмущение одной стороны на фоне превышения полномочий или бездействия другой стороны (то есть затрагивается конкретная ситуация, конфликт, где взаимодействует несколько лиц).

Принцип №2. Уведомительный характер. В докладной записке «докладчик» не просто описывает ту или иную ситуацию, конфликт, а требует принятия определенных мер. Поэтому докладная записка может выступать в качестве претензии, отчетного документа, информационного письма.

Докладная записка претензионного характера выражает явное недовольство одной стороны действиями другой, где обосновывает противоправность или неэффективность принимаемых мер и пр. В данном случае докладчик требует воздействия на виновника, урегулирование спора и пр.

Если докладная записка является отчетным документом, то из нее административный персонал узнает о результатах определенных мероприятий: аудиторская проверка, ревизия или инвентаризация, награждение сотрудников и пр.

Информационная докладная записка призвана уведомить руководство о предстоящих или прошедших событиях и предоставить рекомендации и предложения по улучшению положения и пр.

Принцип №3. Деловой стиль. Докладная записка является официальным внутриорганизационным документом, поэтому оно формируется в рамках делового стиля письма. Рассматриваемый документ является средством коммуникации между рядовыми сотрудниками предприятия и административным аппаратом, руководством.

Принцип №4. Ситуационный характер. Важно отметить, что в основу документа кладут уже произошедшее событие. Притом описываемые обстоятельства и ситуации не всегда могут быть актуальны на момент прочтения, но весомы – на момент подготовки акта.

Фактически, информационной базой для подготовки докладной записки становится прошедшее событие и наступившие последствия.

Принцип №5. Сочетание субъективизма и объективностью. Написанием докладной записки занимается конкретное лицо – автор. Но у каждого своя «правда», поэтому процесс подготовки документа является субъективным – отражает позицию определенного человека, стороны. С другой стороны, администрация должны тотально разобраться в сложившейся ситуации и принять решение о воздействии на определенную сторону с целью устранения причин и проблем. Вмешательство третьей стороны (руководства) в «конфликтный оборот» позволяет объективно подойти к проблеме.

Правило №6. Структурирование материалов. Докладная записка – как официальная часть документооборота предприятия имеет четкие требования по структуре. В данном случае важно учитывать формальные правила написания и логические азы повествования, распределение текста по смыслу с учетом хронологии событий, результатов и пр. О правилах структурирования информации мы писали ранее. Состав и содержание докладной записки подробнее опишем ниже.

Правило №7. Краткость и емкость, конкретика. Докладная записка – документ миниатюрный его объем едва ли достигает 1 страницы. Поэтому важно описать ситуацию, обстоятельства и факты четко и емко, в рамках обозначенной «повестки дня». Важно грамотно заявить о событии, последствиях, привести доказательную базу, а затем попросить помощи в том или ином виде: предложив варианты решения или запросив «руку помощи» у администрации.

Структура и содержание докладной записки

В составе документа будут присутствовать следующие разделы.

Сведения об адресатах располагают в правом верхнем углу докладной записки. Они являются обязательным элементом деловой корреспонденции.

Под наименованием документа целесообразно констатировать «повестку дня», которая в краткой и емкой форме зафиксирует суть документа, обращения автора и подчеркнет его характер: проблемно-0претеннзионный, информационный и пр.

В основной части необходимо емко и обоснованно описать суть конфликта или сложившихся обстоятельств с констатацией участников, по возможности – даты событий и следствия, суть (чем недовольна сторона или что предлагает и пр.). По желанию автор может выделить потенциальные пути по урегулированию сложившейся ситуации или попросить помощи и вмешательства вышестоящих лиц.

В данном разделе уместно употребление клише вводного характера:

• Довожу до Вашего сведения;
• В связи с произошедшими событиями прошу принять меры…;
• На основании вышеизложенного прошу…

В конце документа важно завизировать факт обращения. Делается это посредством отражения дат составления докладной записки, сведений о составителе – ФИО и его подписи.

Применение докладной записки в образовательной среде

Докладная записка может информировать руководство в двух сегментах» в рамках системы «педагог-педагог» и «педагог-студент». Но в любом из случаев автору предстоит описать конкретную, волнующую его ситуацию и попросить помощи у руководства в ее решении.

Докладные записки могут формироваться в трех основных сценариях.

Студенты выступают автором докладной записки чаще всего при назревании конфликта. В большинстве случаев они призывают администрацию вуза обратить внимание на ситуацию, в основе которой лежат следующие основания:

• Превышение полномочий со стороны преподавателя: оскорбление учащегося, принуждение к определенным видам деятельности вне учебного плана (написание научных статей, рефератов и докладов и пр.);
• Развитие коррупции в учебном заведении: требования о взятке со стороны конкретного преподавателя;
• Бездействие педагога, отказ в оказании помощи студенту в изучении материалов и учебного плана;
• Спорный научный вопрос, где педагог (наставник) и студент не могут придти к компромиссу, единому мнению и пр.

Преподаватели подают докладные записки на студентов в следующих случаях:

• Систематическое или явное нарушение дисциплины на занятиях;
• Несоблюдение субординации и унижение «педагогического достоинства», авторитета среди учащихся, оскорбления в его сторону;
• Низкая успеваемость или большое количество прогулов по дисциплине, невыполнение учебного плана;
• О произошедшем событии в жизни студента, которое повлекло за собой определенные последствия: смерть близкого родственника, нарушение законодательства учащимся и пр.

Педагоги могут подать докладную записку на коллегу в целях создания более благоприятных условий на рабочем месте и повышения эффективности в совместной деятельности:

• При несовпадении точек зрения в рамках единой (совместной) проектной или иной деятельности;
• При возникновении конфликта между преподавателями с целью поиска оптимального или наиболее справедливого решения;
• При нарушении коллегой правил этики, трудовой дисциплины и условий договора;
• В случае возникновения форс-мажоров и иных обстоятельств в жизни коллеги, когда ему может потребоваться помощь и пр.

Бывают ситуации, когда преподаватели могут писать докладную записку на администрацию образовательного заведения. Чаще всего такой ход реализуется в случае неэффективности деятельности административного аппарата, бездействии или халатном отношении к сотрудникам, снижении показателей и пр.

Независимо от того, кто и на кого намерен написать докладную записку, характер обращения, важно располагать достоверной информацией относительно проблемного звена. В основу документа кладут только точные и проверенные сведения, подчеркивающие суть обращения и необходимость вмешательства (решение проблемы, поощрение сотрудника, влияние на учащегося и пр.). Притом в основной части файла важно привести четкую доказательную базу.

Возникли сложности?

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

научные статьи
ВКР
курсовые работы

Судьба докладной записки и ключевых лиц

После того, как автор написал докладную записку, необходимо подать ее в деканат или вышестоящему руководству. Притом данная стадия предполагает не просто предоставление документа секретарю, а официальную регистрацию входящей корреспонденции в специальном журнале, где файлу присвоится определенный номер. Только после этого документ считается поступившим на рассмотрение.

После того, как адресат внимательно изучит суть вопроса, он должен лично разобраться в сложившейся ситуации. Чаще всего он поочередно вызывает стороны конфликта или сложившихся обстоятельств на разговор, иногда проводит «очную ставку» и оценивает реальное положение дел.

Далее при необходимости созывается экспертная комиссия или проходит совещание на административном уровне, где освещается соответствующий вопрос и принимается решение в отношении поступившего сигнала: выбирается мера наказания или поощрения, способ урегулирования конфликта или ситуации, меры по воздействию на виновное лицо и пр.

После принятия окончательного решения формируется соответствующий документ: приказ, информационное письмо, которое призвано ознакомить стороны с принятым решением и официально внедрить его, реализовать.

Докладная записка (зарегистрированная) не останется без внимания со стороны руководства. Более того, администрация обязана отреагировать на поступившее обращение и по мере выработки решения уведомить об этом все стороны процесса.