Услуги по написанию на заказ правильного официального делового письма

Чтобы установить прочный контакт и взаимоотношения с лицом или организацией, важно грамотно начать разговор о насущном, продемонстрировав не только коммуникационные навыки, но и владение деловым стилем. Написать деловое письмо – миссия непростая и ответственная. С ней может справиться далеко не каждый обычный пользователь. Сегодня мы расскажем, как и в каких случаях целесообразно обращаться за помощью к сторонним специалистам для подготовки грамотного и правильного делового письма.

Признаки правильного официального делового письма

Деловое письмо – особый жанр и вид корреспонденции, который обладает рядом специфических черт и манер. Его подготовка требует от составителя не просто хорошего знания и употребления правил русского или иностранного языка, но и владения конкретными стилевыми особенностями и навыками по их практическому применению.

Среди ведущих признаков правильного делового письма можно отметить следующие моменты.

Во-первых, деловое письмо – это, прежде всего средство коммуникации, поэтому явным признаком грамотного составленного документа является обращение. В начале документа перед описанием основной цели, предложения или инициативы важно подобрать корректную и достойную формулировку-приветствие, которая сумеет не только придать тексту «официоза», но и расположить к себе читателя.

Во-вторых, написание делового письма – процесс целенаправленный. Поэтому в документе важно знать, к кому обращаться, емко и четко обозначить цель письма в виде соответствующего обращения или ответа. То есть корректное официальное письмо будет иметь конкретного адресата и описывать определенную инициативу (или овеет на ранее полученную идею).

В-третьих, подготовка делового письма потребует знание, владение и умение применять правила делового стиля речи. В свою очередь, он основан на низкроэмоциональной частоте: допустимо использование местоимений, различных клише и оборотов общего плана с целью придания тексту формальности. Важно не отклоняться от действующих норм данного жанра. О них мы писали в нашем блоге ранее.

В-четвертых, написание делового письма требует от составителя знания структуры документа и правил расположения, распределения текста. В этом случае будут действовать не только традиционные основы структурирования материалов, но и специфические каноны: особенности расположения текста, оформление документа и пр.

В-пятых, деловые письма имеют целую градацию. Притом каждый вид обладает соответствующими специфическими чертами, которые помогают автору грамотно преподнести мысль, идею, обозначив суть и предназначение письма, специфику его оформления, сроки отправки и пр. Поэтому, чтобы получить качественный и желаемый результат, установить тесный и надежный контакт с партнером, важно подобрать соответствующий вид деловой переписки, тон, слова и корректно их преподнести на бумаге (или в электронном формате).

В-шестых, явным признаком успешного и эффективного делового письма – грамотность и корректность отражения мысли. При подготовке корреспонденции или документа, важно излагать соответствующие положения с учетом всех действующих правил: без ошибок, предельно емко и точно, однозначно, логично. Наличие любых даже незначительных огрех в тексте делового письма подрываю авторитет автора и степень доверия к нему.

Седьмой специфической чертой правильного делового письма выступает тематическая приверженность. Каждое деловое письмо посвящается либо конкретному спектру вопросов в одной и той же плоскости, либо ориентировано на конкретную проблему, идею, область взаимодействия. Описание нескольких предложений в рамках одного документа может привести к путанице. Поэтому целесообразно постепенно или отдельно описывать каждую самостоятельную концепцию, проблему и пр.

Таким образом, грамотное и эффективное деловое письмо представляет собой обособленное предложение или инициативу пользователя с целью установления надежного и прочного контакта. В данном деле важно придерживаться основных лингвистических правил и стилистических особенностей документа.

Написать корректное и достойное внимание деловое письмо – удел профессионалов. Команда образовательного центра Дисхелп готова помочь разобраться во всех базовых правилах и тонкостях формирования деловой корреспонденции, разъяснив каждый шаг и тонкости процесса, специфику делового стиля речи и правил подготовки делового документооборота.

Наши исполнители готовы оказать следующие услуги:

• Консультирование по вопросам применения делового стиля речи;
• Объяснение правил и особенностей подготовки деловых писем с учетом их вида, цели и ключевых параметров;
• Разъяснение правил оформления деловой корреспонденции.

Базовые правила и специфика используемых в деловом письме формулировок

Написать грамотное деловое письмо можно только при четком соблюдении всех основных правил и требований. В числе основополагающих условий подготовки качественного делового письма можно выделить следующие каноны.

Правило №1. Профессиональная этика и общий этикет. Данный принцип предполагает изложение идеи или инициативы пользователя в сдержанном виде с использованием специфической или профессиональной терминологии, соблюдением общих правил этикета.

Деловое письмо начинается с приветствия собеседника, а затем необходим переход «к кульминации» — основному вопросу, после чего необходимо поблагодарить партнера за внимание, при необходимости – обозначить условия или сроки предоставления ответа, а затем обязательное завершение (логическое и культурное) в виде прощания.

То есть важно грамотно увязать цель письма, специфические и профессиональные категории с простыми правилами культуры и этики.

Правило №2. Соблюдение видовых особенностей деловой переписки. В каждом деловом письме в зависимости от его принадлежности к конкретному типу имеются свои тонкости, формулировки. Поэтому важно учесть и видовые критерии, чтобы подобрать правильные, нужные и ключевые слова и выражения, приемы для отражения сути и пр. Согласитесь, что благодарить или поздравлять с праздником в письме-претензии или гарантийном письме неуместно и глупо.

Правило №3. Структурирование материалов. В данном случае важно не просто распределять текст по смыслу, но и делать это с учетом традиционной структуры делового письма. Как правило, она сводится к схеме: реквизиты и данные «корреспондентов», вступление с отражениеМ обращения, основного заголовка и преамбулы, основная часть сводится к описанию сути делового письма с акцентом на видовые черты и цели автора, в заключении важно отметить условия или дополнительные моменты и завершить текст соответствующим финальным обращением или прощанием.

Структура делового письма требует от автора сжатости и точности в выражениях, отказа от ярких эмоций и приверженности теме, проблеме или идее, деловой стилистике.

Правило №4. Логика и последовательность. Отражение в основной части делового письма инициативы, предложения или «повестки дня» должно быть четким, однозначным и емким. Притом автору предстоит не просто поставить партнера перед фактом, а сделать это вежливо и убедительно одновременно, предложив сотрудничество и описав предварительную концепцию, запросив его мнение и желание о совместном развитии.

Изложение «повестки» делового письма должно быть преподнесено в виде связанного и последовательного текста, где будет выделен вопрос, предложено решение и его обоснованием и пр.

Правило №5. Краткость и емкость. Деловое письмо – это не поэма, а выражение определенной инициативы, идеи, признания и пр. Средний объем такого документа достигает 1-2 страниц. Поэтому в простой и грамотной форме, лаконично изложить цель и суть обращения к партнеру, без излишеств, воды и пр.

Правило №6. Достоверность и обоснованность. В деловом письме целесообразно полагаться только на надежные и проверенные первоисточники, тщательно обосновываться выдвигаемое предложение, идею. Важно исключить вероятность введения собеседника в заблуждение и четкое освещение ключевых аспектов сотрудничества.

Структура делового письма едина, но его наполнение может разниться в зависимости от принадлежности к определенной группе или виду. Притом в каждом случае уместно использование соответствующих клише и оборотов.

Обратите внимание, что в деловом письме уместно употребление только местоимения Вы, Вам. Притом они будут указываться строго с заглавной буквы (как знак уважения и соблюдения этических правил).

Обращение следует подбирать, исходя из текущих отношений с адресатом. Если деловое письмо впервые направляется к конкретному лицу или компании, то уместно более официальный тон с использованием формулировок господин/госпожа, уважаемый ФИО…

Если же ранее стороны уже контактировали и сумели добиться дружеских и взаимовыгодных отношений, то возможно употребление более простых категорий «уважаемый/уважаемая», обращение по имени и отчеству или должности и пр. Общие формулировки-обращения уместны чаще всего только в информационных деловых письмах.

Правильное деловое письмо – приверженец точности, конкретики в составе основной части. Поэтому важно емко и доступно описать суть, идею. Как правило, она излагается в сдержанной манере с отражением конкретных деталей: сроки, стороны, цель и пр. В данном случае важно подбирать клише, общие формулировки с учетом видовой специфики документа.

Завершение делового письма – это не просто резкий обрыв после описания сути. Оно должно подвести адресата к логичному завершению и переосмыслению изложенной информации, подчеркивая отношение к нему со стороны автора. Поэтому важно подать знак внимания и благодарности и выделить автора (кто обращался и пр.).

При необходимости более подробного описания предложения автор делового письма может приложить к нему дополнительные документы.

Команда ОЦ Disshelp готова подготовить правильное и качественное деловое письмо, которое принесет положительные результаты и позволит установить надежные партнерские связи. В спектр услуг по написанию деловых писем от Дисхелп входит:

• Консультирование по вопросам видовой принадлежности документа и выделения специфических черт его подготовки;
• Написание деловых писем под ключ;
• Анализ деловых писем с констатацией достоинств, недостатков, замечаний и выработкой рекомендаций по их совершенствованию;
• Подбор корректных формулировок, клише и фраз для отражения сути, основных вопросов и моментов с учетом вида и иных особенностей;
• Корректура и редактура деловых писем;
• Оформление деловых писем с учетом общих правил и требований.

Возникли сложности?

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

научные статьи
ВКР
курсовые работы

Специфика подготовки деловых писем от Disshelp

Написание грамотных и правильных деловых писем посильно далеко не каждому автору, руководителю или владельцу бизнеса. Чтобы расположить собеседника, заручиться его доверием и поддержкой, важно быть предельно внимательным и грамотным.

Команда Дисхелп готова предложить широкий спектр услуг по выполнению деловых писем всем желающим. Наши авторы помогут студентам и аспирантам подготовить качественное деловое письмо, которое облегчит их участь по поиску места для прохождения практики, стажировки, участия в различных международных и иных мероприятиях (конференции, иностранные стажировки, программы академической мобильности, запросы в иностранные вузы и пр.). Также наши исполнители придут на помощь практикующим экспертам и бизнесменам, подготовив за них или совместно с ними успешные и качественные деловые письма.

Авторы ОЦ Disshelp готовы предоставить следующие услуги по написанию деловых писем:

• Написание деловых писем «под ключ» всех видов: некоммерческие письма, информационные, этикетные, коммерческое предложение и пр.;
• Перевод деловых писем на иностранные языки, перевод деловых писем с иностранных языков на русский;
• Разработка шаблонов деловых писем (типовая структура), подбор клише или типовых фраз, разработка бланков для заполнения по характеру мероприятия/идеи или вопроса;
• Анализ деловых писем с дальнейшей разработкой рекомендаций по совершенствованию;
• Анализ, корректура и редактура деловых писем;
• Консультирование по вопросам ведения деловой переписки и подготовка деловых писем, корреспонденции;
• Оформление деловых писем с учетом их вида, цели и пр.

Команда образовательного центра Disshelp готовы помочь в подготовке грамотных и эффективных деловых писем на любой стадии их формирования: с ноля или в ходе разработки, завершения, оформления и пр.

Написанием деловых писем в Дисхелп занимаются высококвалифицированные филологи, лингвисты, а также узкоспециализированные специалисты (разбирающиеся в конкретном вопросе, теме и пр.), которые помогут подобрать соответствующие термины и обороты для доступного и полноценного освещения ключевых моментов.

Эксперты Дисхелп гарантируют высокое качество услуг по выполнению деловых писем, корректность и емкость изложения ключевых вопросов в документе, благоприятное и доброжелательное расположение партнера.

Деловые письма от Disshelp формируются при тесном сотрудничестве исполнителя и заказчика. Благодаря плотному тандему авторам удается четко преподнести позицию клиента в документе с учетом общих правил, придать тексту оригинальности и умеренной насыщенности, привлекательности.

Срочность, индивидуальный поход и качество гарантировано каждому заказчику деловых писем.