Обзор популярных инструментов для управления библиографией: Mendeley, Zotero, EndNote, RefWorks

При выполнении курсовых работ, дипломов, научных статей и диссертаций авторы полагаются не только на собственные прикладные исследования и результаты, но и сторонние первоисточники. Притом важно не просто включить их в состав документа, но и грамотно отметить в ссылках, сносках и списке литературы.

Библиография играет немаловажную роль в научном исследовании. Она является обязательным атрибутом. Но правильно и грамотно подготовить цитаты, ссылки, списки к защите посильно не каждому универсанту. Упростить процесс можно с помощью специальных инструментов – библиографических менеджеров.

Понятие, функции и роль библиографических менеджеров при выполнении студенческих и научных работ

Под библиографическими менеджерами понимают специальные современные инструменты, способные собирать, упорядочивать, сохранять и перерабатывать информацию о первоисточниках. Такие «помощники» очень полезны при выполнении вузовцами курсовых работ, дипломных проектов, НИР и научных статей, диссертаций и пр.

Проще говоря, это специальная компьютерная программа, которая помогает автору быстро собрать данные об использованных материалах и сформировать цитаты, ссылки, библиографическое описание.

Рассматриваемые цифровые инструменты выполняют ряд полезных функций:

• Информационная. Она состоит в том, что программа определит первоисточник и соберет главную о нем информацию, которая нужна для формирования библиографического описания в ссылках, сносках или списке литературы.
• Импортирующая. Эта опция предполагает поиск данных о литературе на сайтах, извлечение информации о ресурсе из других научных баз и пр.
• Систематизирующая и функция хранения. Сервис поможет правильно составить описание источника для его идентификации и отражения в списке литературы согласно ГОСТ или иным правилам цитирования, сохранит основную информацию о задействованном материале.
• Интегрирующая. При употреблении источника информации в составе документа, библиографический менеджер поможет оперативно определить цитату или заимствование и пометить ее, оформить ссылку или сноску, отметить в списке библиографии и пр.
• Сортирующая. Инструмент быстро перераспределит и оформить первоисточники в нужном порядке (по автору, по наименованию, по дате публикации и пр.).

Библиографические менеджеры – универсальный солдат по описанию задействованных в исследовании первоисточников и созданию списка литературы, оформлению цитат, ссылок и сносок. Они автоматизируют данный процесс.

На практике выделяют несколько видов таких ПО. Первый вид – локальный. Он предполагает скачивание специальной программы и ее установку на компьютер. В данном случае наблюдается привязка к устройству.

Второй тип – онлайн. Он предполагает использование современных систем, которые действую на основе интернет-технологий, ИИ. Они не требуют скачивания. Достаточно перейти на соответствующий сайт, зарегистрироваться, загрузить свой текст и запустить процесс «библиографической оценки». Этот вид в последнее время считается наиболее популярным среди авторов.

Современные библиографические менеджеры обладают как преимуществами, так и недостатками.

Достоинства	Недостатки
Полная автоматизация процесса цитирования, заимствования, формирования списка литературы и оформления источников	Не всегда программы действуют согласно новой редакции ГОСТ. Нужна проверка форматирования
Качественная сортировка информации, упорядочивание данных с учетом конкретных требований	Необходимо регулярно и оперативно обновлять ПО
Оперативное обновление списка литературы при включении нового источника в текст исследования	Возможны перебои с интернет-соединением, что усложнит работу с онлайн-сервисом
Обмен библиографическими данными, актуализация сведений	Ограниченный набор стилей цитирования
Возможность работать над документом коллективно, совместно	Некоторые сервисы могут действовать исключительно на коммерческой основе, требовать платы

Таким образом, библиографические менеджеры – это вспомогательный IT-инструмент, который поможет быстро найти сведения о первоисточниках и грамотно их оформить в составе студенческой или научной работы.

Краткая характеристика и возможности работы в Mendeley

Одним из популярных вы студенческой и научной среде библиографических менеджеров является программа Mendeley. Ее разработчиком является компания Elsevier. Его основная задача состоит в управлении материалами и разработке библиографического описания, списка литературы на основе указанных в основной части документа материалов.

Фактически, Mendeley помогает студентам, аспирантам и исследователям быстро и точно описать все задействованные в проектной деятельности первоисточники, составить список литературы с подробным библиографическим описанием каждого документа.

Сервис Mendeley успешно функционирует как на стационарном компьютере, так и иных гаджетах: планшет, телефон или смартфон, ноутбук или макбук и пр. Программа работает в режиме онлайн через веб-браузер или стационарно (если установлена соответствующая утилита). Основное требование для работы в ПО – устройство должно функционировать на основе Mac, Windows или Linux.

Стоит отметить такую особенность программы: она функционирует только на английском языке. Поэтому будьте готовы разбираться в соответствующем инструментарии. Как говорится, гугл в помощь. Но в целом ее применение не вызывает серьезных проблем. Визуально – все довольно просто и понятно.

Mendeley предлагает пользователям следующие рабочие возможности:

1. Управление информационными ресурсами. Эта опция предполагает, что пользователь может создавать персональную библиотеку для своей исследовательской работы. Он может создать отдельную папку с заимствованными материалами, хранить полную библиографическую характеристику на них и пр. То есть в данном случае речь идет не о глобальном научном хранилище, а о целевом.
2. Организация данных. Данная задача нацелена на то, чтобы пользователь разобрался в располагаемой информационной базе и распределил ее по работе. Так, собранные рукописи могут быть рассортированы по конкретным признакам (например, по хронологии употребления или по разделам НИР, в алфавитном порядке и пр.). Грамотная сортировка первоисточников упростит дальнейшую работу с ними.
3. Импорт и обработка документов. Пользователь может добавлять в хранилище файлы самостоятельно, загружая их с помощью функции Импорт PDF-файлов. В этом случае будьте готовы предоставить полную информации об источнике для создания полной библиографической записи.
   Если индивид установит дополнительный плагин для Word, то в дальнейшем он сможет автоматически оформлять цитаты в нужном стиле, разрабатывать библиографические списки любого уровня сложности и пр.
4. Обмен данными. Работа в Mendeley может проходить в групповом формате. В этом случае авторы и соавторы могут оставлять заметки по тексту или источнику друг для друга, создавать общую библиотеку и синхронизировать данные.

Сервис бесплатен в применении, поэтому ушлые студенты быстро находят ему применение при написании курсовых и дипломных работ, упрощая себе работу над ссылками, цитатами и списком использованной литературы.

Описание и тонкости применения Zotero

Еще одна бесплатная и популярная среди универсантов программа по работе над первоисточниками в составе научно-исследовательской работы – Zotero. С помощью этой утилиты пользователь может легко и просто, а самое главное – быстро и грамотно оформить список использованной литературы согласно ГОСТ, подготовить в определенном стиле ссылки и сноски в случае употребления материалов из сторонних ресурсов.

Этот продукт позволяет студенту не просто находить литературу и правильно ее описывать, но и создавать частные хранилища – для конкретной НИР. Более того, сервис быстро сгенерирует библиографическое описание ресурса и сохранит его. Также можно импортировать данные в формате PDF-файлов, сортировать источники по папкам. То есть программа позволяет не просто описать источник информации, но и упростить работу над материалами при проведении научного исследования, а также подготовиться к их цитированию и оформлению в проекте.

Более того, сервис поможет подготовить по каждому первоисточнику «ориентиры» и выделить основу: теги, ключевые слова, базисные термины и пр. На их основе студент сможет в дальнейшем выстроить ход применения каждого ресурса или быстрее находить нужный материал для применения.

Работать в Zotero не трудно благодаря простому и понятному интерфейсу. Для начала пользователю следует скачать ПО с официального сайта, установить его на свой компьютер. Обязательно установите дополнительный плагин для синхронизации с браузером. Далее нужно завести личный кабинет. Для этого после запуска программы индивиду нужно пройти простую процедуру регистрации (заполнить анкету).

После указанных манипуляций перед пользователем откроется возможность работать над литературой с помощью программы. Здесь работа с материалами предполагает автоматическое определение метаданных по каждому источнику, поиск в базе данных нужных ресурсов и пр. В отношении первоисточников пользователи могут оставлять заметки (как для себя, так и для своих коллег – в случае выполнения группового проекта). Также при работе над материалом можно производить выделение фрагментов или части текста (что очень полезно при вычитке и определении подходящих фрагментов для НИР).

Важно отметить, что пользователь может с легкостью обновлять ссылки, изменять стиль их оформления.

Сервис предлагает каждому пользователю бесплатный и коммерческий инструментарий. Бесплатный – довольно скромный, но его вполне достаточно для работы над ресурсами. Каждый автор обладает бесплатным хранилищем в объеме до 300 мб.

Несмотря на то, что программа стационарная, она работает как онлайн, так и оффлайн. Поэтому пользователям можно не беспокоиться о сохранности данных. Но все же пренебрегать резервным копированием не стоит.

Чтобы синхронизироваться с текстовым редактором Ворд, важно установить дополнительный плагин. Притом сначала нужно будет запустить Zotero, а затем активировать плагин. Только после этого студент сможет автоматически вставлять цитаты и оформлять их с помощью сервиса.

Таким образом, сервис Zotero позволяет универсантам упростить ход работы над первоисточниками: быстро рассортировать их по папкам, «прокомментировать» относительно применения, выделить интересуемые фрагменты, автоматически сформировать цитату и оформить ее, сгенерировать ссылку на рукопись, составить список использованной литературы. Притом базисный функционал доступен бесплатно каждому желающему.

Функционал, правила и ограничения использования EndNote

EndNote является профессиональным библиографическим менеджером. Данный сервис гарантирует качественное и полное управление рукописями, их корректное библиографическое оформление. Управиться с таким инструментом посильно как студенту, так и аспиранту, ученому. Но очень важно владеть компьютерными азами на уровне опытного пользователя: понимать, как запустить процесс, как настроить, разобраться в интерфейсе и пр.

EndNote выполняет ряд важнейших задач:

• Он может автоматически генерировать цитату на выделенный в первоисточнике фрагмент и оформлять ее в определенном (избранном автором) стиле;
• Проводить импорт ссылок из различных источников: из научных баз данных, библиотечных каталогов, иных библиографических указателей и баз данных, с сайтов (где был употреблен или отражен искомый материал) и т.д.;
• Сортировка материалов по группам, критериям, заданным пользователем. В это случае наблюдается автоматическое упорядочивание инфоисточников, что в дальнейшем упростит работу над ними, поиск данных, их переработку и оформление заимствований в составе проекта;
• Восстановление данных. Данная опция предполагает, что индивид сможет по мере необходимости восстановить удаленный файл или фрагмент. Сервис после удаления некоторое время хранит материал в «корзине». Такой ход очень полезен, так как бывают ситуации, когда стоит вернуть тот или иной материал ли употребить его в другом месте НИР;
• Автоматическое оформление цитат в Ворде (при наличии специального дополнительного плагина). Студент сможет быстро вставить готовую и уже отформатированную цитату из выбранного ресурса в момент написания текста. То есть он сможет цитировать без потери собственной мысли, оперативно, быстро и грамотно. EndNote поддерживает свыше 4500 стиле цитирования;
• Синхронизация с облаком. Данная опция позволит пользователю работать в личном кабинете и получать доступ к сохранённой информации из любой точки земного шара.
• Работать над первоисточниками можно как единолично. Так и совместно с другими коллегами, специалистами. Притом пользователь будет самостоятельно устанавливать пользовательские права и ограничения к материалам. Он может одному кругу лиц установить «чтение-запись» без права внесения корректив, другим же предоставить полные права на управление материалом вплоть до его удаления, корректирования и пр.
• Частная или коллективная работа. Ограничение доступа и функционала для иных пользователей.
• Обмен информацией с коллегами внутри программы посредством комментирования литературы.

EndNote – это современная онлайн-программа, которая без интернета не будет функционировать. Поэтому будьте готовы обеспечить рабочее место стабильным соединением с интернет-пространством. Более того, рассматриваемый профессиональный библиографический менеджер – ПО объёмное, требовательное. Поэтому тщательно изучите требования к операционной системе компьютера, совместимости с версиями Ворд, наличию свободного места для его установки (весит он немало).

Инструмент может предоставляться бесплатно. Но и в этом случае его функционал будет ограниченным. Также пользователи могут задействовать его на коммерческой основе, где возможности работы будут шире.

Также следует учесть при работе с этим сервисом действующие ограничения. Размер рабочей библиотеки строго очерчен: пользователь может работать не более чем над 32767 ссылками. Также есть ограничение по объему библиотеки – до 32 мб.

Важно отметить, что разработчик предлагает пользователь руководство по работе с ПО. Это своего рода инструкция, которая пояснит все особенности и тонкости применения сервиса, наглядно отметит возможности работы в ней, предоставит справочный материал и внесет ясность для начинающего автора. Это отличный вариант для студентов.

Тонкости работы в RefWorks

Помимо стационарных программ, существуют различные онлайн-сервисы по работе над библиографическими записями, ссылками и цитатами. Они более маневренные, доступные и оперативные. Одним из таких представителей является платформа RefWorks.

Данный инструмент ориентирован как на опытных, так и начинающих пользователей. С его помощью авторы студенческих и научных работ с легкостью грамотно оформят цитаты и заимствования, подготовят отсылку на задействованный первоисточник, напишут полное библиографическое описание ресурсов и сформируют список использованной литературы.

Этот вариант работы над источниками информации позволяет пользователям работать в общей базе данных (хранилище), а также генерировать частное хранилище для конкретного проекта.

Функционал этого сервиса обширен и разнообразен. Во-первых, каждый клиент может работать в нем как бесплатно, так и на платной основе. В первом случае опции будут базовые, минимальные, но достаточные для генерации классических ссылок, цитат, базового списка литературы. Платный инструмент же имеет больше возможностей: больше стилей цитирования, опций по импорту, экспорту данных, обмен материалами и пр. Поэтому каждый автор может выбрать для себя посильный вариант.

Во-вторых, автор может оперативно сортировать задействованные им источники внутри программы. Такой ход упростит работу над ними при написании конкретной части проекта, а также облегчит процесс заимствования: в каждом материале можно пометить интересуемый фрагмент, выделить текст, написать примечание или комментарий.

В-третьих, работать в этом хранилище можно как в частном порядке, так и в групповом. Сервис предоставляет хорошие коммуникации для соавторов: возможность внутреннего чата, заметок, ограничение доступа к определённым материалам или запрет на редактирование рукописи и пр.

В-четвертых, пользователь может задать определённые критерии по работе с первоисточниками: теги, ключевые слова. На их основе каждый новодобавленный материал будет отсортирован и распределён в соответствующую папку.

В-пятых, RefWorks легко проводит импорт источников информации. Для этого пользователь может лично скачать первоисточник и «залить» его в базу, либо воспользоваться соответствующей функцией «импорт», указав местоположение ресурса. Загружать материал можно как с научных баз данных, так и из текстовых файлов.

Более того, рассматриваемый инструмент автоматически определяет данные, выделяет метаданные (теги, ключи), а также может найти дубликаты или похожие материалы, загруженные в хранилище. Такая опция упрощает ход подбора литературы и помогает пользователю своевременно исключить дублирование информации, отобрать наиболее качественные материалы для НИР.

Автор самостоятельно выбирает стиль цитирования, в рамках которого будет производиться форматирование заимствований. Сервис поддерживает не только основные классические стили, но и редко используемые в научной среде. Пользователю важно лишь грамотно проставить галочку на этом пункте, далее – все оформление программа произведет сама.

RefWorks легко сочетается и взаимодействует с основными текстовыми редакторами: Word, Google Docs и пр. Но для того, чтобы сервис автоматически создавал в них ссылки, сноски, цитаты, списки, важно скачать дополнительный плагин.

Более того, эта платформа предлагает широкие возможности по организации и структуризации материалов. Здесь пользователь может распределять собранные источники по папкам с учетом логики проводимого исследования. Главное – задать точные критерии для сортировки.

Он для эффективного применения данного сервиса, важно учитывать его особенности. Несмотря на то, что он функционирует в режиме онлайн, важно учесть технические требования к устройству: совместимость операционной системы, текстового редактора и пр.

Также опытные пользователи рекомендуют придерживаться единства при настройке: использовать они и те же теги, ключевые слова, составить конкретные параметры сортировки по папкам, обозначить четкие права для каждого прользователя0соавтора в случае коллективной работы.

Явным достоинством платформы является то, что она автоматически обновляет ссылка, сноски добавляет новый ресурс в список литературы, отмечает некорректное оформление цитат и предлагает варианты исправления и пр. То есть пользователь может удостовериться в том, что все материалы включены им с учетом действующих требований. Главное – предварительно настрои соответствующие параметры редактирования.

Сравнительная характеристика библиографических менеджеров (Mendeley, Zotero, EndNote, RefWorks): что выбрать?

Согласитесь, что при первом прочтении предоставленного описания в отношении каждого указанного нами библиографического менеджера, кажется, что они все абсолютно одинаковые. Смысл что-то из них выбирать? На самом деле, данные программы имеют незначительные, малозаметные. Но все же отличия, подчеркивающие их особенности и уникальность.

Основание для сравнения	Mendeley	Zotero	EndNote	RefWorks
Условия предоставления инструментов	Бесплатно	Бесплатно	Базовый набор бесплатно, полная версия — платно	Преимущественно на платной основе
Функционал	Работа с общей или частной базой информации, создание частной библиотеки, автораспознавание метаданных, сортировка материалов, генерирование цитат и ссылок, списка литературы, допустимо коллективное авторство над текстом, облачное хранение данных, экспорт/импорт данных, соцсеть для ученых	Интеграция с основными браузерами при наличии дополнительного плагина, работает преимущественно с PDF-файлами, прикрепление к конкретному устройству, экспорт/импорт данных	Самая обширная база стилей цитирования, возможна интеграция с научными базами данных и иными хранилищами, различные стили форматирования данных, облачное хранение, частная и групповая деятельность авторов, экспорт/импорт данных	Частная или коллективная работа над материалами, сортировка данных, разнообразие стилей цитирования, автосоздание ссылок и списка литературы, автоцитирование, возможность интеграции с иными библиотечными менеджерами и базами, экспорт/импорт данных
Привязка к конкретному устройству	Не обязательна	Есть	Есть	Не обязательна
Доступ к материалам из любой точки	Есть	Есть при условии синхронизации с облачным хранилищем	Есть при условии синхронизации с облачным хранилищем	Есть
Технические требования	Обязателен интернет для синхронизации данных, интегрируется только с браузерами Хром и firefox	Работает онлайн и офлайн, интернет не обязателен. Совместим с ОС Windows или Mac	Стационарная программа для конкретного ПК, совместима с ОС Windows или Mac	Действует как сайт, веб-приложение. Работает в любом браузере
Совместимость с текстовым редактором	Word, Goggle Docs, PDF

Очевидным сходством рассматриваемых инструментов является то, что все они выступают в качестве «биографического менеджера» и работают с одним и тем же материалом: цитаты, ссылки и сноски, список литературы, первоисточники и пр. С их помощью пользователи быстро и корректно оформляют заимствования. То есть такие инструменты помогают быстро и качественно оформить сторонние материалы в составе НИР, грамотно оформить все источники и их упоминание в тексте.

Также к числу схожих параметров можно отнести то, что все они так или иначе совместимы с текстовыми редакторами: Ворд, PDF, Goggle Docs. Главное учесть совместимость версий.

Еще одним существенным сходством выступает то, что все описанные инструменты проводят импорт и экспорт данных.

Также все сервисы позволяют быстро рассортировать первоисточники по группам, присвоить каждому материалу ключи, теги и прочие характеристики. То есть они помогают сгруппировать ресурсы по определённым критериям.

Различия затрагивают преимущественно условия работы, технические характеристики при установке и использовании, а также функционал. Обратите внимание, что Mendeley, Zotero – это бесплатные сервисы, а EndNote, RefWorks предусматривают базовые бесплатные тарифы с очень узким спектром функций или же предоставляют свои услуги на коммерческой основе. Платный подход основан на оформлении специальной подписки. Тарифы могут отличаться в зависимости от ассортимента инструментов, периода действия подписки и пр.

По технической части, важно учесть требования к операционной системе. При несовместимости либо программа не будет работать, либо ОС может и вовсе слететь. Это касается только стационарных приложений в случае с RefWorks – этот сервис работают в онлайн-режиме посредством специальной площадки, веб-сайта. Данное условие делает его более гибким мобильным и вседоступным.

Согласитесь, что разница между рассмотренными библиографическим менеджерами довольно существенна. Поэтому важно тщательно разобраться в каждом варианте, чтобы выбрать посильный и достойный.

Рекомендации по работе с библиографическими менеджерами

Прежде чем установить тот или иной инструмент по работе над цитатами, ссылками и списком библиографии, внимательно изучите пользовательское соглашение и требования к устройству. Оцените. Потянет ли ваш «агрегат» такое приложение и что нужно, чтобы оно хорошо функционировало.

Постарайтесь при первом применении изучить все инструкции и правила работы. Если разработчик не предлагает никаких инструкций и руководств, то лучше всего исследовать инструмент на форумах. Так вы быстрее разберетесь в доступном инструментарии.

Старайтесь изначального отрегулировать параметры работы библиографического менеджера. Особое внимание уделите сортировке материалов по папкам, критериям группировки, работе с ключевыми словами и пр.

Осторожно устанавливаете права доступа к хранилищу сторонним лицам.

Не пренебрегайте резервным копированием материалов. Это обезопасит вас от утраты данных в случае нестабильного интернета, проблем со связью и пр.

Выбирайте такой сервис, который вам посилен, понятен, доступен и финансового не обременителен.