Правильное оформление отчета по проведению документальной проверки (ревизии) в дипломной работе

Студенты экономических и управленческих специальностей сталкиваются с необходимостью проводить периодические проверки для контроля учета и оборота ресурсов. Чаще всего им приходится организовывать и принимать участие в ревизии. Но в этом случае недостаточно просто сличать текущую отчетность предприятия с актуальным наличием/отсутствием материалов. По результатам такого мониторинга нужно подготовить соответствующий документ – отчет по проведению документальной проверки (ревизии), который в последующем может стать основой для разработки диплома.

Отчет по проведению документальной проверки: понятие, функции, значение

Результаты проверки фактического наличия ресурсов с учетными данными (ревизия) зачастую служат основным источником информации при написании дипломной работы. На ее основе автор устанавливает существующие пробелы в рамках учетной политики, управления экономическими процесса, ведения документооборота и пр. Чтобы зафиксировать замеченные отклонения, необходимо оформить их в специальном документе – отчете. Его в последующем студент сможет приложить к выпускной квалификационной работе и использовать в качестве доказательной базы в рамках выдвигаемой проблемы и идеи.

Отчет по проведению документальной проверки представляет собой официальный документ, в котором происходит отражение результатов экономического исследования. Оно основано на сличении документальных данных о состоянии фирмы с реальными показателями, наблюдаемыми на момент проведения такого инспектирования.

Миссия такого формата состоит в документировании реального положения дел и определения легальности, корректности, достоверности и точности отражения данных в отчетности. То есть благодаря такому акту можно удостовериться, что все сведения, отмеченные в бухгалтерской, финансовой, договорной и прочей отчетности, соответствуют действительности.

В этом документе студенту предстоит отразить не просто текущее состояние объекта исследования, но и акцентировать внимание на качестве ведения делопроизводства.

К основным функциям отчета по результатам ревизии относят:

• Информационная. Она состоит в том, что благодаря такому документу пользователи смогут узнать, чем занимается фирма, в каком направлении развивается, каково ее текущее финансовое состояние, насколько успешны ее дела на рынке, точно ли отражены в официальности отчетности данные, соответствуют ли они действительности, нарушает ли предприятие законодательство и пр.
• Профилактическая. Предполагает определение реального положения дел и установления достоинств, недостатков в ведении хозяйственной деятельности и документооборота, позволяет оперативно установить ошибки в отчетности, обеспечить достоверность и корректность сведений;
• Контрольная. Благодаря такой проверке осуществляется контроль за операциями и фиксируемыми результатами, который повышает точность отражения сведений в официальных документах, позволяя быстро устанавливать проблемные места и принимать решения по их урегулированию для минимизации рисков и угроз.
• Аналитическая. Эта миссия состоит в определении основных экономических и иных показателей, их значении и отклонении, определении нарушений в ведении отчетности или проведении расчетных операций, прогнозировании результатов и пр.
• Прикладная. По результатам проверки исследователь предлагает ряд рекомендаций, направленных на повышение качества учета и документооборота, устранение недостатков и т.д.

Важно отметить, что отчет по результатам документальной проверки является официальным документом. Он важен не только для студентов при написании дипломной работы или НИР, но и для других специалистов: инвесторов, кредиторов, партнеров компании и др.

Рассматриваемый формат играет ведущую роль. Для управленцев он является незаменимым типом документации, на основе которой можно выделить проблемы и обосновать необходимость решения, новых подходов, оперативно отреагировать на экономические проблемы и миновать серьезных потерь и пр. С юридической стороны, такой акт позволяет официально закрепить собранные сведения о фирме и подчеркнуть ее авторитет, честность, легальность, привлечь внимание потребителей и новых союзников, собрать четкую доказательную базу для использования в судебных и иных разбирательствах.

В руках грамотных специалистов отчет по итогам ревизии – самое настоящее оружие, способное подтвердить результаты проверки и подвести к определенным, но четко аргументированным выводам.

Таким образом, отчет по окончании ревизии – это официальный и очень важный документ, помогающий установить степень соответствия отчетных данных с действительностью, профилактировать риски и угрозы, миновать финансовые и иные потери. Для студента он служит основным первоисточником при выполнении дипломной работы.

Правила подготовки отчета по результатам ревизии

Разработка такого специфического экономического документа требует соблюдения массы принципов, которые регламентируют ход проверки и тонкости отражения полученных результатов.

1. Объективность и независимость. Отражение всех сведений должно полностью соответствовать действительности. Составитель не должен быть заинтересован в том или ином выводе, исходе. Он будет придерживаться принципа честности и точности. В отчете не место сомнительным и приблизительным данным, приблизительной аналитике. Все сведения должны отражать конкретное положение дел независимо от внутренних и внешних факторов.
   В документе отражаются только проверенные и подтвержденные моменты!
2. Обоснованность. На основе собранных данных эксперт проводит анализ ситуации (всеобщий, экономический и др.) И формулирует конкретные выводы. Каждый результат, показатель, изменение и умозаключение должно быть подкреплено конкретными фактами.
3. Емкость и лаконичность, информативность. Сам по себе ревизионный акт представляет собой небольшой по объему формат. Поэтому в нем необходимо отметить лишь самые значимые параметры, изменения или отклонения, на основе которых можно сделать вывод о характере и честности субъекта. Важно уметь преобразовывать собранный материал в сжатый вид и кратко отмечать существенные параметры на простом и понятном языке.
4. Полнота. Ревизионный мониторинг призван исследовать все аспекты экономической и документальной деятельности фирмы. Исследователю предстоит установить всеобщие параметры, оценить качество учета, эффективность и общее состояние организации. В отчете следует описать не только отдельные изменения или несоответствия, но и их влияние на объект. Все существенные тенденции должны быть отражены в файле.
5. Достоверность и законность. Этот принцип предполагает, что все наблюдения, результаты проверки будут точными и перепроверенными, получены легальными методами и зафиксированы документально. Студент при проведении такого мероприятия и его оформлении должен руководствовать действующим нормами, регламентами, экономической теорией и пр.
6. Системность. Все наблюдения должны расцениваться как в частном порядке с расшифровкой их значения, характера, так и в общей системе — с акцентом на влияние на объект экономического исследования.
7. Структурированность и упорядоченность. Порядок отражения информации в ревизионном акте строго регламентирован. Универсанту предстоит учесть особенности структуры, стиля, оформления. Более того, нужно осветить выявленные моменты связно.
8. Корректность и четкость. Отражение всех аспектов хозяйственной и документальной деятельности должно быть лингвистически грамотным и однозначным. Важно правильно подобрать слова или перефразировать текст, чтобы он отражал реальное положение дел и укладывался в формальные рамки форматирования.
9. Гласность и открытость. Будьте готовы к тому, что отчет по результатам ревизии – это не только внутренний документ. Он полезен широкому кругу лиц и может быть обнародован. Поэтому следует быть готовым к дополнительному пояснению, учитывать профессиональные и повседневные способы выражения мыслей, умению донести суть до целевой аудитории в простой форме.

Соблюдение указанных правил облегчит ход подготовки отчета по документальной проверки для дипломной работы, скоординирует и сориентирует студента.

Виды отчетов по проведению ревизии

Само по себе документальное инспектирование будет протекать по стандартной траектории: сбор материалов – переработка – описание — оформление. Но оформление и порядок, тонкости изложения собранной информации могут разниться в зависимости от вида отчета документальной проверки.

Указанные типы отчетов по результатам документальной проверки варьируются лишь по содержательной части и характеру повествования, полноте или масштабам отражения данных.

В зависимости от типа и требований к оформлению результатов такого инспектирования, можно выделить следующие виды отчетов:

• Акт ревизии. В этом документе отмечаются выявленные недостатки в ведении отчетности и отражении экономических операций фирмы. Он формируется в 3 экземплярах, направляется администрации и руководителям, «заявителю»-инициатору проверки.
• Промежуточный акт. Этот формат может быть подготовлен до завершения проверки и отражает только текущие сведения, известные на конкретный период времени. В нем могу быть отмечены уже выявленные тенденции, а также отражены факты, которые не прошли проверку (но с соответствующей оговоркой). Он предоставляется руководству по мере требования.
• Постановление. Формируется ревизионной комиссией по мере завершения инспектирования и получения конечного результата с акцентом на отклонения и их обоснование, выдвижение требований и рекомендаций по их устранению.
• Приказ. Данный формат появляется на основании результатов проверки по мере установления лиц. Виновных в появлении нарушений и ошибок в экономико-управленческих сегментах. В нем излагаются выявленные нарушения и выдвигается требование о наказании виновника. Документ состоит их констатирующей и приказной частей. Готовится руководством предприятия.
• Ведомость учета результатов ревизии или инвентаризационной проверки. В этом файле отмечается информация обо всех выявленных нарушения, неточностях, отклонениях фактического положения дел от ранее задокументированных фактов. Чаще всего она предстает в виде таблицы с экономическими показателями и кратким, емким анализом нарушений.

При выполнении курсовых и дипломных работ студентам чаще всего предоставляют отчеты внутреннего типа или внешнего (если не так давно проводился соответствующей мониторинг). Также им на руки могут попасть документы общего и информационного характера. В большинстве случаев детализированный аудит им приходится проводить самостоятельно на месте.

К дипломному проекту они прикрепляют экономическую и финансовую отчетность, акты ревизии, ведомости учета результатов проверки.

Важно отметить, что для выполнения ВКР лучше всего использовать итоговую отчетность и акт ревизии (то есть полагаться на результаты завершенных и полных проверок за определённый период времени).

Структура и содержание документа

Одним из самых существенных требований по оформлению «ревизионной документации» является соблюдение норм по структурированию и содержательности разделов. Данный тип отчетности оформляется согласно общим требованиям.

Первая страница – титульная. Она будет содержать базовые сведения: тип проверки (ревизия или инвентаризация и пр.), наименование организации (объект), сроки проведения проверки, место и дата формирования отчета, состав задействованной ревизионной комиссии (ФИО, иногда с отражением должности и пр.).
Чаще всего вместо полноценного титульного листа отчет начинают с наименования документа (например, акт ревизионной комиссии по итогам 2025 года) с дальнейшей постановкой ориентиров.

Следующий раздел – вводный. Его задача представить общие сведения о проведенном мониторинге-контроле. В данном случае важно кратко и емко представить общую характеристику «ревизионного процесса». Для этого достаточно отметить следующие параметры:

• Основание для проведения ревизии. Для этого достаточно указать цель проведения проверки, описать основные ориентиры, мотивы, кто является инициатором;
• Отметить период проведения инспектирования: это должны быть конкретные даты;
• Период, подвергаемый проверке. То есть важно конкретизировать, документация за какой год будет подвергаться анализу и оценке;
• Цель и задачи ревизии. Важно конкретизировать, для чего и ради чего проводится такой мониторинг, какова последовательность основных мероприятий (что намерены предпринимать и изучать ревизоры);
• Описание объекта исследования: краткая технико-экономическая и общая характеристика предприятия и исследуемого русла (участка);
• Список проверенных документов.

Как правило, объем вводной части достигает 1-3 страниц. Информация преподносится емко и кратко, информативно, обобщенно.

Затем последует основная часть отчета по результатам ревизии. Здесь важно грамотно упорядочить весь собранный материал и констатировать результаты, аргументировать все выводы и предложения.

Для начала необходимо сформировать констатирующую и доказательно-описательную часть документа. В ней эксперт на основе собранной документации и проведенного всеобщего анализа должен выделить наличие тех или иных изменений, отклонений и нарушений. Все выделенные недостатки важно снабдить четкими доказательствами, подчеркивающими факт нарушения конкретных норм, требований и пр.

Чаще всего при выполнении дипломной работы универсантам следует иметь на руках следующие виды документов:

• Уставные документы;
• Бухгалтерская отчётность: бухбаланс и отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и др.;
• Акты ревизии и акты инвентаризации;
• Заключение аудитора (если оно имеется);
• Документы о перемещении ресурсов, активов и пр.: договора, акт приема-передач и др.;
• Статистические данные и пр.

На основе указанной информации проводится общий обзор ситуации и экономические расчеты-аналитика. Произведенные расчеты лучше всего отметить в таблице с дальнейшим анализом материалов и выделением тенденций, их описанием-обоснованием.

В основной части производится тот вид анализа, который соответствует типу проводимой ревизии: обзорный (общий), узкий (тематический) и пр.

Следующий раздел – заключение. Здесь эксперт приводит основные выводы по результатам проведенного инспектирования и выделяет существенные недостатки в документообороте, системе учета и ведении хозяйственной деятельности объекта.

Затем последует раздел «Приложения», куда будут прикреплены все сопутствующие и основные документы: расчетные таблицы, схемы и графики, объяснительные записки, копии документов, промежуточные акты и т.д. На официальных документах должны присутствовать все подписи и печати организации.

Требования к оформлению отчета по проведению документальной проверки

Чтобы универсант мог без проблем полагаться на отчет по итогам ревизионной проверки при написании диплома, важно правильно и грамотно его оформить.

Обратите внимание, что отчет по документальной проверке – это самостоятельный акт, который оформляется отдельно от дипломной работы. Его регламентируют иные нормы!

Текст документа должен быть структурирован. Чаще всего наименование разделов зависит от информационной основы (какую именно отчетность рассматриваем комиссия). Заголовки разделов отражают по центру, выделяют жирным шрифтом.

Повествование ведется в нейтральном контексте с акцентом на выявленные результаты и недостатки, тенденции. Приветствуется официально-деловой или научный стиль. Материал должен быть разбит на смысловые блоки.

Расчетные данные представлены в таблице или графике. Таблицы можно включить в основную часть отчета. Громоздкие таблицы и графики выносят в раздел Приложения, но с обязательным анализом в документе.

Тест набирается шрифтом TimesNewRoman или Arial, размер – 12-14, межстрочный интервал – 1,0-1,5.

Все выводы должны быть четкими, однозначными и аргументированными.

Все члены ревизионной комиссии должны ознакомиться с подготовленным материалом и подтверди его корректность и достоверность своими подписями.

Также подписать документ должен и руководитель проверяемого предприятия.

Возникли сложности?

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

научные статьи
ВКР
курсовые работы

Как использовать отчет по проведению документальной проверки при написании диплома?

Отчет ревизионной комиссии кладут в основу практической части дипломной работы. На его основе студент подчеркивает особенности ведения учета и перераспределения благ, ресурсов и пр.

В аналитической части автор подчеркнет все выявленные «ревизорами» недостатки и разберет их детально, чтобы определить степень их влияния на конечный результат и объект исследования в целом. Не мене важно провести статистический анализ данных для подтверждения и обоснования выводов.

Затем на основе замечаний и рекомендаций ревизоров, выпускник должен составить программу мероприятий по решению проблем. Данный материл найдет отражение в рекомендательной части ВКР с соответствующими прогнозами, расчетами и описанием-обоснованием.

Удостоверьтесь, что анализ ситуации в дипломной работе не противоречит результатам «ревизионного мониторинга».

Непосредственно ревизионный документ (со всеми сопутствующими актами) должен быть приложен к диплому в разделе Приложения. В основной части нужно сделать отсылки на него, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с плагиатом.