Разбор основных ошибок, допускаемых при написании рекомендательных писем

В жизни студентов, аспирантов и даже практикующих специалистов, опытных ученых порой возникает необходимость в предоставлении рекомендательного письма. Сегодня мы расскажем об ошибках, которые допускаются при подготовке этого документа и разрушительным образом сказываются на документе и судьбе характеризуемого лица.

Ошибка №1. Рекомендатель не соответствует общим требованиям.

Как известно рекомендательное письмо формируется не самим лицом (кому нужна рекомендация), а сторонним человеком. При этом есть ряд условий к кандидатуре «рекомендателя».

Во-первых, составитель документа должен быть лично знаком с лицом, которое подлежит описанию и характеристике, но при это не заинтересован в сугубо одностороннем (положительно или приукрашенной) ракурсе.

Во-вторых, рекомендатель должен лично видеть успехи описываемого лица, а не слышать это от третьих лиц и пр. То есть важно не просто факт знакомства, но и совместной работы, связи между сторонами.

В-третьих, рекомендатель не должен быть кровным или близким родственником по отношению к объекту документа. В данном случае будет очевидна низкая объективность и явная заинтересованность сторон.

Рекомендатель – это компетентный специалист, способный оценить все видимые стороны и качества индивида. В данной роли может выступать непосредственный начальник с места работы, научный руководитель (по последнему или наиболее важному объекту), куратор группы, преподаватель или профессор (под чьим началом выполнялся проект или было получено новое достижение и пр.).

Если рекомендатель не имел тесных «профессиональных» связей с описываемым лицом, то он не может подготовить рекомендательное письмо, так как лично не владеет достоверными фактами и информацией о личности в нужном аспекте. Более того, документ, сформированный индивидом, не соответствующим общим правилам, может быть дисквалифицировано и не учтено.

Ошибка №2. Нарушение стилистических требований к документу.

Для начала отметим такую специфическую черту рекомендательного письма, как его добровольно-принудительный характер. Как уже было сказано выше, формировать его может только индивид, которые ранее сотрудничал с описываемым лицом и знает его качества, возможности, успехи или поражения и пр. То есть это представитель из «прошлой жизни» индивида.

Но далеко не все знают, что готовить и предоставлять рекомендации не обязан ни один работодатель, преподаватель, научный руководитель и пр. Согласно трудовым нормам, ни у одного сотрудника (независимо от заведения и пр.) нет такой прямой обязанности. А это значит, что даже в случае острой необходимости (когда лицу «кровь из носа», но нужно предоставить рекомендацию по месту требования), лицо может отказаться от его выполнения. Притом отказ не обязательно мотивировать и обосновывать.

С другой стороны, рекомендательное письмо может быть частью основного пакета документов при поступлении в учреждение (будь то вуз или новое место работы и пр.). То есть в этом случае организация выставляет требование к кандидату об обязательном предоставлении файла.

Обратите внимание, что рекомендательное письмо может быть обязательным документом, и инициативным одновременно. Если действует требование о его предоставлении – оно обязательно к выполнению, но в то же время каждый индивид имеет право дополнить свое портфолио этим файлом и предоставить его в «место следования».

Рекомендательное письмо – это деловой документ, поэтому он должен формироваться в соответствующем формате и стиле. О нормах делового стиля мы писали ранее.

Явными нарушениями в стилистическом плане выступает отклонение от базовых требований делового письма. К данной категории относят: использование сложных терминов или просторечных слов, частоте использование сложных конструкций, отсутствие четкости и краткости в выражениях и пр.

Рекомендательное письмо должно емко, точно и целенаправленно подчеркивать конкретные характеристики индивида.

Ошибка №3. Нарушение структуры.

Рекомендательное письмо – это официально-деловой документ, в котором важно соблюдать не только соответствующий стилистический слог, но и структуру. В отношении рассматриваемого файла действуют правила деловой переписки или официально-делового письма.

В документе будет присутствовать три основных раздела:

• Вводный, призванный очертить общие сведения. В этом сегменте отображается адресат (кому предназначено рекомендательное письмо), наименование документа, дата и место составления и пр.;
• Основная часть, в которой отмечается всесторонняя или узкая характеристика кандидата на место. В данном поле важно отметить характеризуемую личность (ФИО, в каком качестве трудилась, чем занималась, как себя проявила и чего добилась, какими чертами и недостатками обладает и пр.);
• Заключительная. В этом срезе необходимо подвести общий вывод о кандидате, отметить соответствие ее целей и заслуг, выделить спектр важных личностных качеств, а также предоставить контактные данные для связи (пили перепроверки обозначенных фактов), сведения о рекомендателе.

Обратите внимание, что текст рекомендательного письма разбивается на смысловые блоки и пункты. Поэтому важно разграничивать различные моменты и стороны качества в соответствующих абзацах и пр. Недопустимо простое перечисление всех положительных черт индивида без расшифровки.

Важно отметить, что суровых требований по структуризации документа нет. Каждый составитель самостоятельно определяет логику повествования, очередность расположения фактов, но при этом общая структура (по принципу введение – основная часть – заключение) должна быть сохранена с учетом принципа смыслового распределения данных.

В данном случае грубейшей ошибкой станет сплошное изложение текста и фактов без распределения информации по смыслу и характеру, роли и пр. Притом ошибка будет просматриваться и визуально: отсутствие абзацев, красных строк, корректных списков и перечислений и пр.

Ошибка №4. Некорректное содержание рекомендательного письма.

Наполнение документа – важнейший элемент характеристики специалиста и личности. Важно отметить, что рекомендательное письмо – это целенаправленный файл, который предоставляется в конкретное место и затрагивает судьбу определенного человека.

В рассматриваемом срезе важно, чтобы содержание рекомендательного письма полностью совпадало с его предназначением:

• Предоставляло определенные аргументы и факты, подчеркивающие сильные стороны индивида;
• Отмечало те характеристики, которые необходимы для занятия определенной должности, роли или места, то есть сугубо «рабочие» моменты, подчеркивающие соответствие кандидата на место или роль;
• Предназначалось для предоставления в конкретную организацию и учитывало специфику ее деятельности. В данном случае будет очерчен спектр качеств, достижений, которые наиболее важны для индивида в конкурсе с учетом цели предоставления и пр.

То есть важно, чтобы основная часть документа подчеркивала лишь те качества, навыка и компетенции, достижения и успехи, которые подходят для поступления на определенное место, в конкретное заведение (его отраслевая принадлежность, вид деятельности, вакантное место и пр.).

Грубейшей ошибкой при подготовке рекомендательного письма является придание ему общего характера и отражения лишь стандартных качеств и навыков. В этом документе важно подчеркнуть, почему индивид достоин занимать определенное место, роль или должность в учреждении, что ему посильно, на что он способен и почему он должен быть принят и пр. Отсутствие четких, конкретных характеристик разного плана – явная ошибка, недостаток документа!

В рекомендательном письме важно предоставить емкое, но все стороннее описание человека: профессиональные качества, личностные аспекты, учебные и научные достижения, способности и возможности и пр. Притом все заявленные черты должны полностью соответствовать цели формирования документа.

Ошибка №5. Однобокость.

Рекомендательное письмо предполагает не только выделение положительных качеств и аспектов, которые подчеркнут достоинства и возможности индивида, его «достойность» и перспективность, привлекательность. Самой частой ошибкой при подготовке рассматриваемого документа является полное отсутствие отрицательных черт.

Согласитесь, что идеальных людей не бывает. Поэтому, небольшая ложка дегтя все-таки уместна и позволит подчеркнуть честность рекомендателя, его объективность и пр.

Не обязательно припоминать все неудачи, конфликты, неприятные моменты и черты. В рекомендательном письме достаточно упомянуть либо общие, либо конкретные (явные или часто возникающие) критерии. Притом они не должны портить общие впечатления и затмевать заслуги кандидата.

Также следует отметить, что рекомендательное письмо – не всегда сугубо положительный акт. Порой составители могут формировать его в негативном ракурсе, отмечая явные недостатки характеризуемого лица. Притом подобное может встречаться не только на фоне личной неприязни лиц, но и в виду соответствующих поступков, результатов и пр.

Но независимо от ситуации, характера и личностных взаимоотношений, рекомендательное письмо призвано освещать и положительные, и отрицательные аспекты, воссоздавая всецелостную картину относительно подготовки, способностей и возможностей индивида. Однобокий взгляд – явная огреха, искажающая реальность и вводящая в заблуждение будущих партнеров. Притом данная оплошность вскрывается со временем и подрывает авторитет рекомендателя.

Ошибка №6. Слабая аргументация, необоснованная похвала или загрязнение репутации.

В рекомендательном письме важно не просто перечислить определенные черты и качества кандидата, но и обосновать их. В данном аспекте могут возникнуть два вида ошибок. Первый связан с отсутствием соответствующих фактов, аргументов, которые способны подчеркнуть достоверность заявлений и их реалистичность.

Поэтому важно выделить 2-3 ключевых качества и подтвердить их в емкой форме, перечислив соответствующие доказательства: успехи, достижения, заслуги и пр. Второстепенные моменты можно просто перечислить. Учтите, что полное отсутствие аргументов снижает достоверность и объективность документа.

Вторая ошибка – чрезмерная похвала кандидата, когда в документе наблюдается отражение сугубо положительных моментов, навязчивое отражение отдельных качеств, неоднократное упоминание одних и тех же достоинств, характеристик (повторение) и пр. В этом случае складывается впечатление завышенной оценки достоинств и возможностей кандидата, намерение рекомендателя повысить оценку о нем, низкая объективность и явная заинтересованность (корыстная, финансовая и пр.).

Еще одной ошибкой при подготовке рекомендательного письма выступает тщетное обоснование каждого заявленного качества. В этом случае будет наблюдаться раздутость документа и сложности в выделении важнейших характеристик.

Во избежание данной огрехи важно выделить 2-3 существенных качества, показать их роль и обоснованность, а остальные – грамотно вписать в общий контекст.

Ошибка №7. Большой объем.

Рекомендательное письмо, как представитель официально-делового стиля, формируется в емком, кратком виде. Средний объем файла едва ли достигает 2 (в редких случаях – 3) страниц с учетом оформления.

Явной ошибкой при подготовке рассматриваемого документа является чрезмерное описание, включение неуместных или второстепенных аргументов, описаний, употребление сложных конструкций, преобладание канцеляризмов и шаблонных фраз и пр. Превышение стандартного объема – явная ошибка, подчеркивающая огрехи в содержании, особенностях описания и пр.

Подготовка рекомендательного письма придерживается принципа краткости, емкости и обоснованности. Поэтому излишней похвалы, подробных описаний в нем быть не должно.

Ошибка №8. Логическая незавершенность документа.

Рекомендательное письмо, как целенаправленный документ, должен не просто подчеркивать набор качеств и характеристик, но и демонстрировать соответствие претендента требованиям или ожиданиям организации, «достойность» занимать место в структуре и пр.

В конце документа важно сделать вывод: рекомендован ли кандидат на зачисление (прием и пр.) или нет. Притом вышеописанные качества, приведенные аргументы будут подчеркивать обоснованность конечного решения рекомендателя.

Отсутствие четкой рекомендации – явный недостаток документа, который указывает на его незавершенность и отсутствие у составителя четкой позиции относительно описываемого претендента.

Ошибка №9. Ошибки в тексте.

Данная разновидность недочетов – самая распространенная. Притом она связана не с уровнем подготовки соискателя места, а именно с владением языковыми (лингвистическими) правилами рекомендателя. Притом ошибки в основной части продемонстрируют не только грамотность эксперта, но и качество документа в целом.

Согласитесь, что уровень доверия к деловым документам, выполненным с ошибками в тексте, низкий. Если руководитель не умеет правильно, корректно, грамотно выражать свои мысли, то, как он может по достоинству оценить сотрудника?

Поэтому важно проверять текст рекомендательного письма как минимум на грамматические, лексические (речевые и логические), синтаксические ошибки, описки и пр.

Ошибка №10. Оформление.

На законодательном уровне нет строгих и четких регламентов, которые бы устанавливали четкий порядок оформления рекомендательных писем. Зачастую этот документ формируется в произвольном порядке – в простой текстовой форме с соблюдением норм делового стиля. Но в реалиях сложилась определенная база требований к его оформлению.

Общепринятая практика предполагает, что рекомендательное письмо оформляется на фирменном бланке организации. Студент или аспирант получает его на бланке вуза (суза), ученый – на бланке организации (базы исследования) или по месту официального трудоустройства, практикующий специалист – от работодателя (на фирменном бланке).

Текст рекомендательного письма подлежит распределению по смысловой нагрузке. В данном случае важно грамотно группировать данные и отражать их в соответствующем абзаце, с красной строки и пр. Перечисление характеристик и качеств лучше всего делать в рамках одного предложения или в виде списка (но учтите, что маркированные списки занимают больше места).

Более того, в конце документа важно присутствие сведений о рекомендателе и его личная подпись, заверяющая достоверность заявленных параметров. Без этого элемента документ не может считаться действительным.

Таким образом, при подготовке рекомендательного письма важно руководствовать общими правилами делопроизводства, русского (или иного) языка и особенностями подготовки рекомендаций. По мере готовности документа следует проверить его, чтобы убедится в объективности, качестве и корректности.