Служебное письмо: студенту, ученому, доценту и пр.

Одним из способов общения и взаимодействия между различными работниками, гражданами, связанными определенными рабочими узами, выступает служебная записка.

Понятие и функции служебной записки

Делопроизводство – штука тонкая, существующая фактически на повсеместной основе. С его помощью происходит взаимодействие между различными структурами, организациями, лицами. Притом благодаря развитию интернет-технологий, данная связь не имеет географических ограничений и проблем. Одним из видов деловых документов выступает служебная записка.

Под ней понимают официальный документ, очерчивающий проблемные зоны или необходимость оперативного и качественного урегулирования всех нюансов и проблем.

Служебная записка – один их основных каналов внутренней коммуникации. Основная цель подготовки рассматриваемого формата – информирование лиц о потенциальных или реальных проблемах, особенностях и пр. Чаще всего направление или обмен служебными записками происходит между лицами, занимающими идентичные или аналогичные должности уровни. Также допустимо направление служебной записки в «вышестоящем порядке»: от работника к руководителю и пр. Притом независимо от «направления» отправки служебной записки, она всегда носит двусторонний характер: направитель обязательно получит ответ на поставленные вопросы устной или письменной форме. Также допустима безответная форма письма.

Среди специфических черт служебной записки следует отметить:

• Во-первых, документ формируется в пределах одной и той же организации. При этом допустимо сообщение между филиалами и пр.;
• Во-вторых, рассматриваемый файл готовится только официальным работником, состоящим в штате или работающим на базе организации, структуры по договору;
• В-третьих, ключевым моментом служебной записки становится «проблемное звено», требующее рекомендации по решению или непосредственного решения;
• В-четвертых, формировать и направлять рассматриваемый акт может только официальный сотрудник организации, притом его должность не имеет значения;
• В-пятых, в трудовом кодексе, официальном документообороте нет легального закрепления статуса служебной записки и жестких требований по ее подготовке. Поэтому она служит негласным инструментом организации в решении рабочих и иных проблем;
• В-шестых, служебная записка, являясь частью документооборота, формируется в деловом или официально – деловом стиле.

Служебное письмо – это внутренний инструмент организации, позволяющий оперативно решать поступающие или возникающие проблемы и нюансы в самых разных «отсеках» рабочих будней.

Среди функций этого документа можно отметить следующие.

Первая задача служебной записки – информационная или уведомляющая. Данный акт формируется с целью уведомить, проинформировать, оповестить или поставить определенный вопрос перед конкретным лицом, руководителем относительно имеющейся проблеме, сложности, предстоящем событии или мероприятии и пр.

Вторая миссия заключается в оптимизационном ракурсе. В рамках рассматриваемого формата взаимодействия ставится определенный вопрос или выдвигается конкретное предложение, призванное урегулировать ситуацию, проблему, то есть достигнуть баланса и оптимизации, усовершенствовать положение и пр. Притом сам механизм воздействия будет выгодным для каждой из сторон, то есть обоюдным, согласованным и полезным, эффективным.

Третья функция служебной записки – обосновательная. В данном случае подчеркивается не просто нюанс или проблема, но и обосновывается ее актуальность, необходимость перемен и воздействия.

Четвертая задача документа – разрешающая. Она проявляется в том, что адресат обязан отреагировать на поступившее сообщение и предоставить четкий ответ, предпринять соответствующие действия-реакции и пр.

То есть с помощью служебной записки происходит взаимодействие между различными звеньями и структурами, лицами одной рабочей цепи, организации. Данный документ позволяет оперативно донести до целевой аудитории определенный нюанс, согласовать действия или получить «консультацию», инструкцию, рекомендацию по оптимальному или безопасному решению обозначенной проблемы.

Правила подготовки служебной записки

Подготовка служебного письма – процесс комплексный, требующий учета и соблюдения массы правил и условий.

Первым принципом по подготовке рассматриваемого формата выступает целеполагание. Он означает, что автор записки должен понимать, что он намерен отражать, для чего он информирует соответствующее лицо или орган, чем поможет ему документ и пр. В данном случае важно правильно сформулировать цель и отразить ее в основной части письма.

Вторым каноном выступает краткость и емкость повествования. Служебное письмо – это не поэма. В данном случае важно выделить суть интересуемого вопроса или проблемы и обозначить его с кратким обоснованием, с акцентом на влияние, характер и пр.

Третий принцип – структурирование. Он тесным образом соприкасается с требованиями делопроизводства по четкому определению структуры документа, в соответствии с которой будет происходить распределение основного материала. В данном деле важно учитывать «организационные моменты» делопроизводства и особенности деловых документов.

Четвертое правило по подготовке служебной записки предполагает точность и корректность формулировок. Этот постулат тесным образом соприкасается с предшествующим принципом краткости и емкости, уточняя его действие и специфику. Автору документа предстоит не просто коротко донести суть вопроса или проблемы, но и предельно четко, правильно, понятно обозначить ее. От качества текста зависит понимание обозначенного вопроса каждой из сторон деловой переписки.

Пятый канон формирования служебного письма – деловитость и официальность. Согласно этому постулату документ формируется в рамках делового стиля и требует определенной субординации, синтаксических тонкостей построения текста, официального обращения к целевой аудитории и пр. Притом рассматриваемый принцип непосредственным образом реализуется – документ формируется на бланке организации (чем не официальность и деловитость?).

Таким образом, служебные письма требуют грамотного подхода к их разработке и оформлению, чтобы описываемые в них моменты были ясными, обоснованными и целенаправленными. Только в этом случае составитель сможет добиться успеха и своевременно, качественно урегулировать интересуемые (описанные) моменты.

Структура и содержание служебной записки

Служебное письмо, как часть делового документооборота организации, формируется по определенным внутренним стандартам и общим правилам. В данном случае принято выделять конкретную структуру документа. В типичном виде она включает в себя следующие разделы.

Первый – общеорганизационный раздел. В данном сегменте важно отмечать данные об отправителе и адресате, «территории действия». В просторечье рассматриваемый элемент файла называют «шапка». В его составе принято отмечать:

• Полное и сокращенное наименование (официальную аббревиатуру) организации, ФИО и должность адресата, структурное подразделение и пр. Также важно отметить адресанта (то есть от кого направляется письмо) с аналогичными сведениями, допустимо отражение контактных данных для связи и пр.;
• Наименование документа. В данном случае важно по центру страницы отметить принятый в организации формат. Это может быть непосредственно «Служебная записка» или иные ее вариации в зависимости от характера и содержимого основной части, вида: докладная, рапорт и пр.

Далее вслед за организационным блоком документа следует основная часть. В данном случае автору предстоит в рамках официально-делового (или чисто делового) стиля кратко и емко описать основную проблему (мысль, предложение, нюанс и пр.). В рамках текущего элемента важно описать ситуацию и предельно точно обозначит: что требуется, для чего, когда, кому и пр.

Последним разделом служебной записки является констатация или подтверждение запрашиваемого посредством отражения данным об адресате и подписи. В данном случае необходимо отметить дату составления документа, ФИО и должность составителя, закрепив указанные моменты (их достоверность) личной подписью с расшифровкой.

Важно отметить, что структура рассматриваемого акта предопределяет последовательность отражения мыслей, информации. То есть сперва необходимо обозначить, кому предназначено уведомление, далее описать его суть, а затем отметить от кого поступил «сигнал». Согласитесь, что все вполне логично и обоснованно.

При подготовке служебной записки важно руководствоваться действующими правилами делопроизводства. В целях упрощения подготовки акта в фирме могут действовать стандартные бланки для заполнения.

Более того, необходимо уточнить порядок направления служебных писем. В отдельных случаях они могут регистрироваться в секретариате.

Содержание рассматриваемого документа напрямую зависит от освещаемых вопросов и моментов со стороны автора. Оно предопределяется проблематикой и характером ее отражения: простое уведомление, рекомендации, обоснование, просьба и пр.

Виды служебных писем

Служебное письмо – это универсальное средство коммуникации, позволяющее умело взаимодействовать различным сегментам (структурам, коллегам и пр.) без отрыва от производства и лишней беготни, волокиты. Но на практике в зависимости от ряда черт выделяют массу видов документа.

В зависимости от особенностей повествования и используемых формулировок в основной части можно выделить простые и сложные служебные записки. Первой категории свойственно предельно краткое отражение сути – в паре предложений с акцентом на проблематику и мотивы. Второй вид предполагает более подробное разъяснение ситуации с изложением фактов, выводов и пр.

В зависимости от способа предоставления и формирования можно выделить бумажные и электронные служебные письма. Разница кроется лишь в носителе и способе отправки. Электронный документ формируется в соответствующем текстовом редакторе и направляется адресату с помощью электронной почты, внутренних каналов связи организации, а бумажный вариант требует ручного заполнения и непосредственного предоставления в соответствующий орган фирмы (адресанту, руководителю, секретариат и пр.).

В зависимости от характера содержимого служебного письма можно выделить следующие разновидности.

Вид служебного письма	Описание	Базовые формулировки
Сопроводительное	Информирует о направлении пакета документов или иных предметов, элементов	Направляем Вам, Сообщаем вам и пр.
Пригласительное	Информирование о предстоящем мероприятии, значимом событии, совещании и пр.	Просим Вас посетить, Приглашаем Вас на, Предлагаем принять участие в… и пр.
Информационное	Освещение существенных моментов и проблем, затрагивающих чаще всего управленческие проблемы и системы, меры	В виде инструкций, рекомендаций, алгоритмов и пр.
Запрос	Просьба предоставит доступ к определенной информации, документам, инструментам и пр.	Прошу Вас предоставить

Сопроводительные служебные письма «сопровождают» основной акт или пакет документов, конкретизируя его состав и уведомляя получателя о конкретном наборе и пр.

В рамках пригласительных документов важно отметить событие или мероприятие, на которое приглашается адресат, дату и время его проведения, повод для встречи и «повестка дня» — причина, цель и пр.

Информационное служебное письмо – самая распространенная форма взаимодействия, призвана уведомить о проблемах, достижениях, потребностях фирмы или отдельных сотрудников и пр. В данном случае важно показать суть, ключевой вопрос и обосновать необходимость его решения.

Запросные акты призваны расширить доступ к информации или иным инструментам для выполнения текущих и/или перспективных задач.

Таким образом, служебные письма важно грамотно формировать с учетом их видовой принадлежности, которая чаще всего определяется составом содержания и располагаемых фактов.

Служебное письмо и студент: что, где, когда и как?

Служебные письма успешно используются внутри любого заведения, а также между различными организациями и ведомствами. В данном случае важно отметить лишь тот факт, что формировать соответствующий акт под силу лишь официальному работнику, представителю компании и пр.

Студент, несмотря на свой официальный и вполне легальный статус, не является официальным представителем колледжа или университета. Поэтому фактически у него отсутствует право на написание и направление служебных писем (ведь никакой «службы» у него нет).

Но бывают ситуации, когда студент совмещает работу и учебу при вузе. В данном случае, имея статус штатного сотрудника, он может формировать и направлять служебные письма с акцентом на соответствующие проблемы, мотивы, события и пр.

Самым частым поводом подготовки служебных писем со стороны студента выступает:

• Запросы на предоставление доступа к архивным данным учебного заведения, студенческим работам прошлых лет, доступ к электронной библиотеке вуза и пр.;
• Информационные письма с просьбой урегулировать те или иные учебные, научные и рабочие проблемы: задержка выплат стипендии, конфликты с преподавателями, решение вопросов с академической задолженностью, переносом сессии или оформление дополнительной сессии и пр.;
• Сопроводительные письма в случае участия в различных конференциях и пр.

Служебное письмо позволяет придать проблеме, вопросу официальный и более весомый характер, сделать его документально подкрепленным моментом, более убедительно выразить свои мысли и доводы в лаконичной форме.

Основным адресатом служебных записок от студента выступает научный руководитель или куратор группы, декан факультета, заведующий кафедрой и пр.

Как показывает практика, студенты крайне редко готовят служебные письма.

Служебные письма в жизни преподавателей и ученых

Педагоги и научные работники сузов и вузов – самые частые пользователи служебных писем. Именно они обмениваются информацией друг с другом, ставят в известность о событиях, достижениях, проблемах руководство и пр.

Преподаватели чаще всего направляют служебные письма на имя непосредственного начальства с целью уведомления и обоюдного решения рабочих вопросов:

• Перенос занятий или корректура расписания занятий;
• Определение графика внеурочной деятельности;
• Обмен опытом в рамках решения конкретной проблемы: ведение занятий, формирование план-конспектов, календарно-тематическое планирование, прохождение аттестации и повышения квалификации и пр.;
• Получение дополнительного финансирования на приобретение учебной или иной литературы для реализации образовательной программы, рабочих планов и пр.;
• Запрос определенных документов, находящихся на архивном хранении суза/вуза;
• Уведомление руководства об участии в научных, учебных и прочих мероприятиях в целях саморазвития, самосовершенствования и пр.;
• И пр.

Преподаватели направляют служебное письмо как коллегам (по равнозначной должности), так и вышестоящему руководству и более опытным научным работникам (декан, доцент, профессор и пр.).

Чаще всего служебные письма формируют доценты, профессора и исследователи (кандидаты и доктора наук). Они принимают не только активное участие в рабочих процессах (преподавание), но и научном развитии (личном, вуза и пр.).

Адресатом служебных писем, формируемых доцентами, профессорами, руководителями сузов и вузов становятся опытные коллеги (с идентичным или более весомыми регалиями, опытом и пр.), руководителю подразделения или образовательного заведения в целом, а также во внешние инстанции – организаторам различных мероприятий (научных семинаров, научных конференций, курсов и пр.).

Самым распространенным основанием для формирования служебного письма со стороны доцента, профессора, исследователя выступает:

• Обмен опытом с целью выработки наиболее эффективного решения в отношении заявленной проблемы, темы научного исследования, получения инструкций и советов по воспроизведению авторских методик и пр.
• Решение рабочих и научно-исследовательских проблем: получение допуска к закрытой или ограниченной информации, получение разрешения на использование внутривузовского оборудования и лабораторий, согласование расписания занятий и плана мероприятий и пр.;
• Заключение различных контрактов в рабочих и научных целях: иностранная стажировка, дополнительное обучение, приобретение специальной литературы для учебного заведения и пр.;
• Урегулирование управленческих вопросов с вышестоящим руководством: премирование научных работников и преподавателей, премирование студентов за особые достижения и успехи, выплата материальной помощи, перевод на новую должность и пр.;
• Урегулирование спорных и сложных ситуаций, принятие решение о наказании или поощрении отдельных лиц и т.д.

Служебное письмо в сузе или вузе выполняет посредническую функцию, освобождая стороны от сложных дискуссий. С его помощью лица взаимодействуют без лишних заседаний, затрат времени и пр. При этом именно данный документ пожжет послужить основанием для проведения внеочередного собрания руководящего состава, конфликтующих сторон и пр.

Таким образом, служебное письмо в стенах учебного заведения служит средством коммуникации, способным помочь в урегулировании практически любых нюансов. Чаще всего оно носит информирующий характер, содействуя обмену опытом и поиску оптимального решения в отношении любых нюансов.

Рекомендации по подготовке служебного письма в образовательном заведении

Перед тем как приступить к формированию служебной записки, необходимо уточнить специфику ее оформления в заведении. Как правило, в заведении действуют определенные правила оформления и предоставления деловых документов, бланки и шаблоны для заполнения.

Обязательно уточните, на чье имя можно формировать и отправлять служебное письмо. Важно правильно и грамотно отразит данные адресата.

Тщательно перепроверяйте служебную записку на корректность, логичность, грамотность. Важно правильно и четко выражать суть, исключая ошибки и иные огрехи.