Правила написания официального делового письма с образцами и примерами

Как минимум несколько раз в жизни каждый индивид сталкивается с необходимостью подготовки делового письма, притом студент – не исключение из данного правила. Учащимся колледжей и вузов приходится взаимодействовать как с администрацией и сотрудниками учебного заведения, так и с иными организациями (задействованными в учебном процессе). Притом начальным шагом при установлении контакта и связей выступает направление делового письма. Сегодня мы расскажем об особенностях и тонкостях подготовки этого документа.

Понятие и признаки делового письма

Деловое письмо представляет собой способ взаимодействия между партнерами или лицами. Его миссия заключается в уведомлении или выдвижении предложений по сотрудничеству, развитию конкретного направления или вида деятельности на совместной основе.

В рамках рассматриваемого документа отмечается обращение к контрагенту или потенциальному партнеру с определенным предложением. В данном случае проявляется коммуникационная функция, призванная установить контакт между разными категориями лиц, организаций и пр.

Еще одним явным признаком деловой переписки и письма является инициативный характер. То есть документ формируется и направляется по конкретному адресу по инициативе одной из сторон. Чаще всего в нем отмечается некое взаимовыгодное предложение о сотрудничестве с описанием ключевой идеи и выдвижением дружелюбной концепции. Составитель письма самостоятельно решает, кому и почему он намерен отправить файл. То есть для подготовки делового письма достаточно желания и волеизъявления автора, но для его реализации на практике важно согласие все сторон переписки.

Не менее важной специфической чертой делового письма является его оформление. Рассматриваемый файл является своего рода частным или уникальным предложением, поступающим от определенной стороны и являясь «авторской разработкой». Поэтому документ формируется и оформляется строго на фирменном бланке организации или составителя. В данном случае признаком делового стиля общения выступает официальное, строго уважительное обращение к оппоненту или потенциальному партнеру.

Очередным признаком делового языка выступает то, что он преобладает в публичной среде и чаще всего затрагивает интересы бизнес-партнеров, государственных структур. Данный вид изречения можно встретить в нормативных документах, внутренней корреспонденции организации. Фактически рассматриваемая ниша носит либо контрольно-надзорный и координирующий характер (в виде правил, инструкций, регламентов), либо договорной (обоюдный, взаимопонимающий и взаимовоздействующий) характер.

Существенной характерной чертой делового языка и деловой переписки выступает лексическая и синтаксическая составляющая. В рамках подготовки официальной документации межорганизационного и внутриорганизационного плана преобладает явный «официоз», допустимо употребление личных местоимений (мы, Вы, Вам и пр.). В центре документа будут преобладать специфические (научные или сугубо профессиональные, отраслевые) термины, а состав предложений предполагает применение сугубо прямого порядка слов (но допустимы незначительные нарушения с сохранением основной мысли). Более того, в деловых письмах важно соблюдать все действующие лингвистические азы: правила грамматики, орфографии, пунктуации и пр.

Таким образом, деловое письмо представляет собой специфический вид взаимодействия между индивидами, организациями с целью установления контактов и связей для взаимовыгодных отношений. Подготовка такого документа потребует тщательного подбора слов и корректного отражения идеи, сути.

Кому и когда требуется подготовка делового письма?

Деловой язык – это особый жанр и способ взаимодействия. Именно он позволяет аккуратно «проверить почву» под ногами, установить доверительный контакт, расположить к себе собеседника и грамотно выдвинуть предложение о сотрудничестве. Но не стоит думать, что подобная документация преобладает только в бизнес-среде. Даже для простого студента знание и владение деловым стилем речи играет немаловажную роль.

Во-первых, абитуриенты и студенты в начале взаимодействия с учебными заведениями сталкиваются с необходимостью подготовки пакета документов. В частности, для подтверждения различных льгот, квот, социального статуса и прочих привилегий требуется отправлять официальные запросы в соответствующие ведомства. Данный вид переписки также относится к деловому жанру.

Во-вторых, при подаче документов приемной комиссии поступающий заполняет заявление о приеме. Притом уже здесь действует явный деловой язык с соответствующими обращениями, конструкциями, предложениями и пр. Более того, в ходе обучения в колледже или вузе студент также может сталкиваться с необходимостью деловых отношений: поиск места практики может быть «пешим» или посредством отправления делового письма (с предложением принять стажера на период практики и пр.), написание различных заявлений на получение каких-либо благ (материальной помощи, досрочной сдачи сессии, продления сессии, об отчислении и пр.) и т.д.

В-третьих, деловое письмо принесет пользу и неоценимую помощь студенту или выпускнику колледжа или вуза при поиске работы. В частности, многие работодатели требуют от соискателей предоставления резюме, портфолио. В данном случае подготовка документов придерживается правил делового языка и соответствующего тона во время собеседования. Рассматриваемый вид общения позволяет грамотно и интересно рассказать о себе и создать благоприятное впечатление на представителя организации.

Чаще всего деловые письма составляют в бизнес-среде. Они являются своего рода «бумажным или электронным» посредником между потенциальными контрагентами, партнерами, лицами, позволяющими быстро и качественно донести предложение, выдвинуть и обосновать инициатив, показав его эффективность и ценность.

Помимо этого, деловой стиль общения приемлем и в повседневной жизни на любой территории. Применение рассматриваемого жанра позволяет качественно выразить и отстоять собственную точку зрения, показать уважительное отношение к собеседнику (несмотря на его реакцию, отношение и пр.) и поддержать любой диалог.

Таким образом, деловая переписка и деловой стиль общения пригодится каждому и поможет грамотно выдвигать собственные предложения и инициативы, устанавливать новые связи (деловые, дружеские и пр.), умело работать с документацией и документооборотом.

Ключевые правила делового письма

Подготовка деловой корреспонденции потребует от составителя соблюдения базовых правил.

Во-первых, деловое письмо – это краткое и емкое описание предложения или конкретной идеи, инициативы. Поэтому в данном случае уместно точечное и точное изречение сути и постановка конкретного вопроса о готовности сотрудничества и пр.

Во-вторых, деловое письмо – это эмоционально сдержанный документ, призванный уведомить (то есть проинформировать) и спровоцировать, подвигнуть вторую сторону к диалогу, дискуссии. В файле недопустимо оскорбительная форма, нецензурная лексика и пр. Поэтому будьте готовы сжато, емко и уважительно обращаться к собеседнику, описывая личную инициативу и предложение.

В-третьих, деловому письму свойственно включение в основную часть специфической (профессиональной, отраслевой) терминологии и использование клише, фразеологизмов и устоявших оборотов. Специфическая терминология подчеркнет особенности и принадлежность описываемой идеи к определенной отрасли, а фразеологизмы и стандартные фразы привнесут в контекст нейтралитет, доброжелательность.

В-четвертых, автору следует полагаться на принцип целенаправленности. Деловое письмо предполагает выдвижение конкретного предложения в отношении конкретного лица, организации. То есть оно предназначается определенному кругу лиц и направляется по соответствующему адресу с конкретной целью (установить контакт, согласовать план действий и пр.).

В-пятых, деловое письмо обладает определенной структурой и логикой повествования. В данном случае важно не просто описать предложение, но и соблюдать рамки этикета, формальности, правил русского (или иного) языка и пр. В данном случае важно грамотно и эффективно преподнести суть выдвигаемой инициативы с учетом традиционных манер общения, коммуникаций: приветствие, суть, выводы и заключение. Притом весь текст делового письма должен быть связным, последовательным.

В-шестых, несмотря на сочетание «несочетаемого» — использование специальной терминологии, клише, обращений, этикета, условных приемов и пр., все описываемые тенденции и концепции должны быть очевидными, обоснованными и понятными. Поэтому важно излагать все мысли, используя соответствующие конструкции: лучше всего простые или сложноподчиненные, но с менее объемными частями. Важно отказаться от чрезмерного употребления вводных конструкций и оборотов, сакцентировав внимание на сути, фактах.

В-седьмых, деловое письмо по мере готовности важно тщательно перепроверить на соблюдение классических правил деловой переписки и лингвистических азов, требования достоверности описанных фактов, а затем отправить по почте на соответствующий адрес.

Соблюдение всех вышеописанных правил написания делового письма позволит автору подготовить качественное и эффективное обращение, установить прочные контакты с потенциальным партнером, обосновать собственное предположение или идею и показать умение работать в команде. Грамотно сформированный деловой документ – гарант успеха в развитии нового дела.

Классификация деловых писем

Деловое письмо – это не универсальный документ. Оно может иметь массу разновидностей, притом каждый из вариантов будет выполнять определенную миссию и использоваться в конкретных ситуациях и целях.

Вид делового письма	Краткое описание	Специфические черты и варианты применения документа
Оферта, предложение	Автор описывает инициативу, идею для совместного развития	Описание идеи, условий реализации, выгоды, сроков реализации. Направляется конкретному контрагенту
Сопроводительное письмо	Предоставляет краткое описание содержимого пакета	Призвано уточнить состав пакета документов и сути выдвигаемой концепции (выделение идеи, фактов или описание состава целого набора документов, опись)
Гарантийное письмо	Описание ответственности и гарантий, предоставляемых инициатором конкретному кругу лиц	Описание условий наступления ответственности, работа с претензиями, варианты доработки и устранения недостатков и пр.
Приглашение	Автор отправляет приглашение на конкретное тематическое мероприятие	Наименование мероприятия, его предназначение и суть, сроки проведения, условия регистрации и участия
Благодарственное письмо	Поощрение и выражение благодарности, положительных аспектов в пользу конкретного индивида ил организации с акцентом на ответственный подход к делу и пр.	Выделение результатов сотрудничества, ценность и эффективность полученных результатов, выражение благодарности и признательности
Информационное сообщение	Повествование или напоминание о предстоящем событии или идее с целью получения ответа относительно участия в нем/ней	Передача или напоминание важной информации получателю, обращение или просьба выполнить определенное действие
Инструктивное или регламентирующее письмо	Описание конкретных норм, правил и регламентов, схем действий по реализации намеченной цели и получения желаемого результата	Инструкция, закон или приказ, акт, программа мероприятий или иной официальный документ, устанавливающий конкретный порядок действий
Поздравительное письмо	Поздравление для конкретного лица или организации с определенным событием, достижением или праздником
Бумажное или электронное деловое письмо	Формат выбирается составителем-отправителем: бумажный – на бумажном носителе и отправляется по Почте или курьером, электронное письмо формируется в текстовом редакторе и отправляется по электронной почте

Обратите внимание, что в зависимости от вида делового письма, можно определить его характер, содержание и уместность создания и отправления.

Для установления новых связей и совместной работы над новым проектом, расширением партнерской сети или закреплением имеющихся договорных отношений можно подготовить и направить коммерческое предложение или письмо-оферту, информационное сообщение.

Для поддержания дружественных и надежных отношений, развития и повышения степени доверия, уведомления о новых идеях и предстоящих мероприятиях уместно отправлять поздравительные, пригласительные, информационные деловые письма.

Для координации действий партнеров и сотрудников формируют инструктивные и регламентационные документы, гарантийные письма, которые устанавливают определенный порядок действий, правила подведения, определяют уровень и вид ответственности за каждый шаг и результат, сроки выполнения намеченных обязательств и пр.

Также можно выделить два вида деловых писем в зависимости от количества описываемых аспектов и задач. Если в основной части описывается одна конкретная установка, аспект, то в такой случае документ является одноаспектным. Когда в составе файла заявлено несколько вопросов для обсуждения или предлагается несколько проектов, идей, деловое письмо обретает многоаспектный вид.

В зависимости от формата и варианта отправления документа, можно выделить бумажное и электронное письмо. Первый вид потребует личного участия администрации или инициатора. В этом случае придется вручную написать документ или напечатать его и затем распечатать на бумажном носителе, отправить по почте. Но в настоящее время наибольшей актуальностью пользуется электронное письмо, которое обладает явными преимуществами: отправка и доставка документа быстрая, коммуникации – более оперативные, порядок формирования документа – упрощенный и экономичный, экологически выгодный и ценный.

Таким образом, вид делового письма в зависимости от содержания предопределяет его характер и цель, предназначение. Отличия кроются именно в составе основной части документа. Но при этом в одном и том же файле может выдвигаться как одна, так и несколько вопросов. Формат и способ отправки письма также выбирается составителем индивидуально.

Структура и содержание делового письма

Деловое письмо, являясь частью корреспонденции и коммуникации между несколькими сторонами, обладает конкретной структурой. Визуально оно предстает в виде последовательного текста, но при подготовке важно придерживаться разбивки на определенные блоки и смысловые характеристики.

В составе делового письма принято выделять следующие составные части.

Раздел делового письма	Общая характеристика раздела	Ключевые элементы раздела
Формальная часть, «шапка»	Отражение от кого и кому предназначено письмо, реквизиты сторон	Наименование организации или ФИО конкретного человека Сведения об отправителе (по аналогии с предыдущим пунктом) Ключевые параметры: адрес доставки корреспонденции, контакты для связи (электронная почта, номер телефона и пр.)
Наименование документа	В данном случае важно точно обозначить тип делового письма: оферта, приглашение, поздравление, гарантийное письмо, инструкция, заявление, информационное письмо и пр.	По центру страницы выделяется вид документа, подчеркивающий его суть и характер, основную тему или повестку дня
Вступление	Приветствие адресата	Начинать письмо целесообразно с дружественного или делового приветствия и обращения к адресату в определенном виде: господин/госпожа, по имени отчеству, уважаемый и пр.
Основная часть, преамбула	Краткое и емкое описание сути, выделение аспектов для обсуждения или рассмотрения с учетом характера и вида делового письма	Просьба, заявление, инструкция и пр. Важно отметить конкретный вопрос или ожидаемое действие с акцентом на проблему, идею, суть проекта и пр. Здесь же уместно обосновать выдвигаемое предположение или решение, концепцию, проанализировать ее
Заключение	Логическое завершение письма с пометкой данных о составителе (должность, ФИО, подпись и пр.)	Можно отметить сроки ожидания ответа, поблагодарить за внимание и попрощаться с адресатом с учетом правил этикета
Дополнительная часть	Приложение к документу дополнительных файлов с целью пояснения и дополнения сути, расшифровки отдельных моментов и пр.	Макеты, смета, договора, инструкции, сопроводительное письмо и пр.

«Шапку» делового письма принято располагать в углу страницы. Сначала располагают сведения, от кого направлен файл, а затем – кому предназначается документ. Притом реквизиты файла могут содержать не только ФИО и адрес, но и наименование организации, ОГРН или ИНН юридического лица, должность лица и пр.

В наименовании документа отражается вид делового письма, который подчеркнет цель подготовки файла и обозначит «повестку дня». Но чаще всего данный параметр исключается, а специфика документа проявляется в преамбуле.

Форму приветствия автор выбирает, исходя из личных взаимоотношений с контрагентом. Если стороны давно сотрудничают, то можно обойтись простым способом приветствия «Добрый день!», «Уважаемый … и пр.», если же отношения сторон сугубо деловые, новые, то важно уважительно начать обращение с соответствующей формулировкой «Уважаемый…», «Господин/госпожа…», правильно написать ФИО или имя и отчетов и пр.

В основной части письма необходимо выделить основной вопрос или идею и конкретизировать действие (что ожидает автор от оппонента): просим Вас, предлагаем сотрудничество…, приглашаем Вас… и пр. Притом именно начальная фраза предопределяет суть и цель делового письма.

Если документ носит многоаспектный характер, то каждый новый момент следует выносить в отдельный абзац или блок.

В заключении необходимо отметить ожидания (обозначить сроки ответа) и в обязательном порядке поблагодарить за внимание, сотрудничество.

Не забудьте в конце оставить подпись и данные о составителе, контактные данные. Например, «С уважением…».

Обратите внимание, что самые явные и ключевые отличия, предопределяющие вид делового письма будут находиться в основной части. Поэтому важно грамотно подбирать формулировки каждого действия и выражения.

Этапы подготовки делового письма

Первым шагом на пути к подготовке делового письма является выделение «повестки» для обсуждения или освещения и выбор целевой стороны: что предлагает автор и кому предназначен документ.

Второй этап – проектирование основной части с конкретизацией основных аспектов и формулировок-действий. В данном случае достаточно кратко и емко обозначить суть и цель диалога. В данном деле важно учитывать правила этикета и полагаться сугубо на достоверные факты и данные, которые помогут обосновать позицию инициатора и обосновать его мнение, предложение. Лучше всего выделять один конкретный аспект. Если задач для решения будет несколько, то грамотно распределяйте их по смыслу или излагайте в рамках нумерованного списка. Чаще всего деловое письмо имеет один тип или характер: предложение, оповещение и пр. Гарантии, претензии и прочие моменты выносятся в отдельный документ, чтобы не путать читателя.

Третий шаг – оформление делового письма. В данном случае необходимо внимательно изучить требования и правила деловой переписки согласно нормам ГОСТ: классический шрифт Times Mew Romans 12-14 кегель, межстрочный интервал от 1,5 до 2, средний объем документа – до 2 страниц. Соблюдение традиционной структуры – обязательно.

Ошибки при подготовке делового письма

Подготовка деловой корреспонденции не обходится без ошибок и огрех, которые наносят отрицательный опечаток на репутацию составителю и порой подвергают сомнениям качество выдвигаемой идеи и пр.

В большинстве случаев авторы отклоняются от традиционных норм делового стиля речи, используя эмоциональные средства выражении, допуская пренебрежительные или некультурные выражения.

Второй не менее распространенной ошибкой является наличие отклонений от действующих лингвистических правил: орфографические, грамматические, логические, синтаксические и пунктуационные огрехи, описки.

Третьей ошибкой в деловом письме выступает громоздкость или объемность, чрезмерная развернутость описаний. В деловом письме не стоит детально разъяснять все нюансы. Главное – привлечь внимание оппонента и вызвать его на диалог, замотивировать его к дискуссии и сотрудничеству.

Поэтому при подготовке делового письма важно тщетно следовать общим правилам и учитывать нормы делового стиля речи, перепроверять подготовленный файл перед отправкой.